Отправка документов

2.10. Отправка документов Торгпредства осуществляется делопроизводителем. Документы отправляются по каналам диппочты, электронной связи, почтовой связи.

2.11. Перед отправкой документов делопроизводитель проверяет правильность указания адресата, наличие подписи, регистрационного номера и даты, количество листов документа, а также всех приложений, указанных в документе (при наличии). На документах с несколькими адресатами подчеркивается адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр.

2.12. При отправке документов по каналам диппочты (служебные документы, пересылка которых по международным каналам связи нежелательна и с целью обеспечения их сохранности и беспрепятственной доставки по назначению) делопроизводителем составляется опись в трех экземплярах - приложение N 3. Первый и второй экземпляры описи направляются вместе с пакетом документов в Минпромторг России (далее - Министерство). Во втором экземпляре описи, возвращенном из Министерства, делопроизводителем проставляется соответствующая отметка и подпись. Третий (контрольный) экземпляр описи остается у делопроизводителя.

Делопроизводитель Торгпредства проверяет соответствие отправляемых диппочтой документов с учетными данными описи и заполняет графы 1 - 4 журнала приема документов (пакетов) (приложение N 2 к Регламенту).

2.13. По каналам электронной связи отправляются письма, электронные сообщения, факсограммы, описи.

2.14. Отправка документов по факсимильной связи осуществляется делопроизводителем. Подлинник отправленного документа с отметкой "Отправлено факсом" с указанием даты подшивается в дело (если не требуется в дальнейшей работе) или отправляется почтой.

2.15. При отправке документов по каналам почтовой связи делопроизводитель конвертует документы и проставляет на конверте реквизиты, установленные для оформления почтовой корреспонденции в государстве пребывания. Подготовленный к отправке конверт (пакет) передается делопроизводителем на почту либо курьеру почтового отделения государства пребывания, обслуживающего район расположения Торгпредства, либо курьеру экспресс-почты.