Ведение журналов регистрации документов

4.1. Журналы регистрации документов ведутся делопроизводителем раздельно по видам документов (приказы по основной деятельности, по личному составу) и по годам. По окончании каждого календарного года регистрация документов в журнале завершается и под последним регистрационным номером подводится черта. Под чертой указывается, каким порядковым номером закончена регистрация. Запись заверяется подписью делопроизводителя с указанием даты.

4.2. Записи в журналах учета ведутся разборчиво и аккуратно. Исправления заверяются подписью лица, производившего исправления.

4.3. Законченные журналы регистрации документов, имеющие срок хранения до 10 лет, хранятся в архиве Торгпредства в течение установленного номенклатурой дел срока, после чего уничтожаются по акту.

4.4. Законченные журналы регистрации документов, имеющие срок хранения свыше 10 лет, хранятся в архиве Торгпредства.

4.5. Журналы регистрации документов могут вестись делопроизводителем в электронном виде.