Контроль за исполнением документов

4.6. Контроль исполнения документов возложен на делопроизводителя, который осуществляет организационные мероприятия с целью обеспечения контроля за своевременным и качественным исполнением контрольных документов, с момента поступления и постановки Руководителем Торгпредства документа на контроль.

4.7. Обязательному контролю подлежат приказы и поручения руководства Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Министерство), письма Министерства, приказы Торгпредства, требующие ознакомления сотрудников, а также документы, требующие срочного ответа, либо исходящие инициативные документы, содержащие запросы, и на которые ожидаются ответы.

4.8. Контроль за исполнением документов ведется на контрольных карточках контроля исполнения документов - приложение N 9 к Регламенту или в электронном виде. Отметка о контроле - буква "К" или слово "Контроль" - проставляется в левом поле карточки и на первом листе документа.

Информация, содержащаяся на электронных контрольных карточках, распечатывается и представляется Руководителю Торгпредства.

4.9. Карточки группируются в специальной контрольной картотеке по срокам исполнения. На исходящие документы, требующие контроля, заводится отдельная контрольная картотека или выделяется специальный раздел в общей контрольной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов.

4.10. Сроки исполнения документов определяются Руководителем Торгпредства исходя из срока, установленного вышестоящим органом, или срока, установленного законодательством Российской Федерации.

4.11. Сроки исполнения документов могут быть:

типовыми - установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации;

индивидуальными - установленными в тексте документа, указаниями вышестоящих органов и (или) резолюцией руководителя.

В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "срочно", "незамедлительно", поручение подлежит исполнению не позднее 3 дней с даты подписания поручения.

Указание "оперативно", "в сжатые сроки" предусматривает 10-дневный срок исполнения.

В случае если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение 1 календарного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такой даты нет, то до последнего дня месяца).

4.12. Контрольные документы считаются исполненными и снимаются с контроля на основании документированного подтверждения фактического исполнения по существу указанных поручений (при недокументированном решении вопроса - на основании соответствующей служебной записки ответственного исполнителя), а также письменного информирования заявителей об исполнении поручения ответственным исполнителем (далее - основание). Промежуточный ответ или запрос по исполняемому контрольному документу не является основанием для снятия его с контроля.

4.13. Делопроизводитель обеспечивает ежедневную подготовку отчета об исполнении контрольных документов и регулярно докладывает Руководителю Торгпредства о случаях задержки их выполнения.