4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Документы, подписанные Министром или заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Минпросвещения России, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, в зависимости от документопотока и ответственного исполнителя передаются в отдел делопроизводства, секретариаты заместителей Министра, структурные подразделения Минпросвещения России для регистрации в ЕСЭД.

Исходящие документы регистрируются:

отделом делопроизводства за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности, заместителей Министра в адрес органов государственной власти и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции;

в соответствующих секретариатах заместителей Министра за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органов и организаций;

в соответствующих секретариатах структурных подразделений за подписью руководства структурных подразделений Минпросвещения России;

отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

документы с отметкой "Для служебного пользования" за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органах и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции регистрируются отделом делопроизводства.

Исходящие документы, подготовленные на запросы из правоохранительных органов (МВД России, ФСБ России, Прокуратуры Российской Федерации и следственных органов Российской Федерации), подлежат регистрации в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за исполнение, или в соответствующем секретариате заместителя Министра при наличии следующих виз: исполнителя, руководства структурного подразделения, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение вопросов о противодействии коррупционным и иным правонарушениям, руководства Департамента управления делами, руководства Правового департамента (при наличии их в указаниях по исполнению (резолюциях).

Регистрация исходящей иностранной корреспонденции осуществляется в соответствующих секретариатах структурных подразделений Министерства в зависимости от исполнителя документа после предварительного визирования в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью.

4.7.2. Служащие отдела делопроизводства, секретариата заместителей Министра, структурных подразделений Минпросвещения России осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа (при отправке документа на бумажном носителе) списку рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю без регистрации.

4.7.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.

Регистрация отправляемых документов (исходящий номер) ведется в соответствии с имеющимися в Минпросвещения России документопотоками.

Исходящий номер документа Минпросвещения России в органы государственной власти Российской Федерации содержит:

МП-П - <порядковый номер>-<тема>-<гриф>;

МП-П - префикс;

порядковый номер - номер, присваиваемый автоматически системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

тема - код темы документа, если тема имеет код;

гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".

Пример: МП-П-138-дсп

Исходящий номер документа, подписанного Министром, содержит:

ОВ-<порядковый номер>/<индекс>-<тема>-<гриф>;

ОВ - префикс;

порядковый номер - номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;

тема - код темы документа, если тема имеет код;

гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".

Пример: ОВ-3/10-дсп.

Исходящий номер документа, подписанного заместителем Министра, содержит:

<ИФ> - <порядковый номер>/<индекс>-<тема>-<гриф>;

ИФ - первые буквы имени и фамилии заместителя Министра;

порядковый номер - номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;

тема - код темы документа, если тема имеет код;

гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".

Примеры:

ПЗ-31/10-дсп - исходящий номер статс-секретаря - заместителя Министра Зеньковича П.С.;

ТС-22/06 - исходящий номер заместителя Министра Синюгиной Т.Ю.

Исходящие номера департаментов содержат:

<индекс>-<порядковый номер>-<тема>-<гриф>;

индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;

порядковый номер - номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;

тема - код темы документа, если тема имеет код;

гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".

Примеры:

02-231 - исходящий номер Департамента стратегии, анализа, прогноза и проектной деятельности в сфере образования;

03-41-дсп - исходящий номер Департамента государственной политики в сфере общего образования;

12-67 - исходящий номер Департамента государственной службы и кадров.

Ответ на обращения граждан и организаций содержит:

<индекс>-ПГ-МП-<порядковый номер>;

индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;

ПГ-МП - префикс регистрационного номера обращения;

порядковый номер - номер обращения, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов.

Пример: 03-ПГ-МП-19.

Регистрационному номеру исходящей корреспонденции, отправляемой иностранным корреспондентам, дополнительно присваивается постфикс "-ин".

Регистрационному номеру исходящей дипломатической корреспонденции дополнительно присваивается постфикс "-дип".

Примеры: 05-320-ин, 13-513-дип.

Классификаторы, используемые при формировании исходящих номеров: