4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в Минпросвещения России с момента их создания или получения до исполнения или отправки адресату образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота.

4.1.2. При установлении требований к организации документооборота Минпросвещения России исходит из следующих принципов:

соблюдение единых подходов к работе с документами (электронными и на бумажном носителе);

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Минпросвещения России, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами служащих Минпросвещения России.

4.1.4. В документообороте Минпросвещения России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация, обращения граждан и организаций.

4.1.5. В составе входящей документации в соответствии с особенностями обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;

документы из правительственных и неправительственных организаций иностранных государств и другие группы документов.

4.1.6. В Минпросвещения России доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, по каналам электросвязи, системы электронного взаимодействия (далее - СЭВ) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

4.1.7. С помощью почтовой связи осуществляется доставка и отправка письменной корреспонденции в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, а также печатных изданий.

4.1.8. С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка и отправка документов из федеральных органов (в органы) государственной власти Российской Федерации, если документы подписаны Министром просвещения Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.1.9. По каналам электросвязи осуществляется получение и отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

4.1.10. Доставка документов средствами фельдъегерской связи в Минпросвещения России и обратно осуществляется разъездными машинами Минпросвещения России по установленному графику.