3.1. Общие требования к созданию документов

3.1.1. Минпросвещения России создает документы на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления.

3.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

3.1.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа и печатаются шрифтом N 12 без дополнительных символов. Номер на первой странице не ставится.

3.1.4. В нижнем колонтитуле каждой страницы документа проставляется название файла с указанием индекса структурного подразделения, в котором подготовлен документ. Реквизит печатается шрифтом размером N 8.

Данный реквизит не оформляется в письмах, адресованных зарубежному адресату (приложение N 39 к настоящей Инструкции).

3.1.5. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор с использованием шрифта размером N 14. При составлении таблиц допускается использовать бумагу формата A3 (297 x 420 мм), а также размеры шрифта NN 10 - 12.

Текст документа печатается через 1,5 межстрочный интервал без переносов. Если последняя страница документа состоит менее чем из пяти строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Интервал между словами - один пробел. Интервал между буквами в словах - обычный. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

3.1.6. Размер шрифта для реквизитов документа должен быть не менее 4,5 мм, что соответствует 12 пт. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Длина самой длинной строчки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см.

Длина самой длинной строчки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

3.1.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

3.1.8. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Минпросвещения России. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

Минпросвещения России разрабатывает и утверждает альбом шаблонов (унифицированных форм) бланков создаваемых документов. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются приказом Министра просвещения Российской Федерации.

Проекты организационно-распорядительных документов Минпросвещения России создаются с использованием системы электронного документооборота.

Регистрация документов в Минпросвещения России выполняется с использованием ЕСЭД.