3.8.3. Подготовка и оформление протокола заседания (совещания) Минпросвещения России

3.8.3.1. Минпросвещения России в своей деятельности использует следующие основные виды протоколов:

протокол заседания коллегии Минпросвещения России;

протокол оперативного совещания у Министра;

протокол совещания у Министра;

протокол совещания у заместителя Министра;

протоколы заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России;

протоколы совместных заседаний;

протоколы технических, экспертных советов и другие.

3.8.3.2. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.8.3.3. Сбор материалов (справки, доклады и др. документы), ведение записи во время заседания (совещания) и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря заседания коллегии Минпросвещения России, секретариат заместителя Министра или сотрудника структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку и проведение совещания.

Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Минпросвещения России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Минпросвещения России, проводящим заседание (совещание).

Справки и иные материалы, подготовленные к заседанию (совещанию), подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей Минпросвещения России.

3.8.3.4. Порядок подготовки заседаний коллегии Минпросвещения России и протоколов определяется приказом Министерства просвещения Российской Федерации.

3.8.3.5. Протокол заседания коллегии Минпросвещения России оформляется служащим структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу, совместно с Департаментом государственной службы и кадров.

Протокол оперативного совещания у Министра оформляется служащим Департамента государственной службы и кадров.

Протокол совещания у Министра оформляется служащим Департамента управления делами.

Протокол совещания у заместителя Министра оформляется служащим структурного подразделения, ответственным за подготовку и проведение совещания, совместно со служащим секретариата заместителя Министра.

Оформление протокола должно быть завершено в течение 7 дней (10 дней - заседания коллегии) после проведения заседания.

Протокол визируется руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за его подготовку.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

3.8.3.6. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.8.3.7. Регистрация протоколов заседаний (совещаний) Минпросвещения России осуществляется:

Департаментом государственной службы и кадров - протоколов заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра;

Департаментом управления делами - протоколов совещаний у Министра просвещения Российской Федерации;

секретариатом заместителя Министра - протоколов совещаний у заместителя Министра;

секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России - протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России.

3.8.3.8. Протоколу заседания (совещания) присваивается порядковый номер с использованием ЕСЭД в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания коллегии Минпросвещения России, протокол оперативного совещания у Министра, протокол совещания у Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол заседания (совещания) структурного подразделения Минпросвещения России; протокол совместного заседания; протокол технических, экспертных советов и другие.

3.8.3.9. Порядковый номер протокола заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом государственной службы и кадров после подписания Министром.

Порядковый номер протокола совещания у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом управления делами после его подписания Министром.

Порядковый номер протокола совещания у заместителя Министра, протокола совместных заседаний присваивается при его регистрации в ЕСЭД секретариатом заместителя Министра после его подписания заместителем Министра.

Порядковый номер протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколов совместных заседаний, протоколов технических, экспертных и других советов присваивается при их регистрации в ЕСЭД секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России после подписания руководством структурного подразделения.

3.8.3.10. Номера протоколов заседаний или совещаний состоят из порядкового номера.

К номерам протоколов заседаний или совещаний могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Минпросвещения России, в секретариате заместителя Министра или структурного подразделения Минпросвещения России.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.8.3.11. Подлинники протоколов заседания коллегии Минпросвещения России, протоколов оперативного совещания у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в Департамент государственной службы и кадров для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.

Подлинники протоколов совещания у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в секретариаты структурных подразделений Министерства - ответственных за проведение совещания для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколы совместных заседаний, протоколы технических, экспертных и других советов направляются для формирования дел структурного подразделения Минпросвещения России.

3.8.3.12. Копии протоколов рассылаются только внутри Министерства, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляется и подписывается руководством структурного подразделения Минпросвещения России, подготовившего рассмотрение вопроса.

3.8.3.13. Требования к оформлению протоколов заседания (совещания) Минпросвещения России приводятся в приложении N 27 к настоящей Инструкции.