5.6. Особенности формирования дел в ЕСЭД для их дальнейшего хранения

5.6.1. ЕСЭД позволяет формировать дела с электронными документами для их дальнейшего хранения.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Структурное подразделение Минпросвещения России может в ЕСЭД формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью системы ЕСЭД.

5.6.2. Формирование дел с электронными документами в ЕСЭД осуществляется:

служащим отдела делопроизводства;

служащим отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций;

служащим секретариата заместителя Министра;

служащим секретариата структурного подразделения Минпросвещения России.

5.6.3. В ЕСЭД формирование дел производится путем нажатия кнопки "В дело" в соответствующей ЭРК документа, при этом поле "Списан в дело" заполняется автоматически.

5.6.4. Формирование дел в ЕСЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу. При необходимости нумерация листов в деле уточняется и корректируется, служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в секретариате заместителя Министра перед передачей дел в архив.

5.6.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

5.6.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта в установленном порядке.

5.6.7. Поступившие из структурных подразделений в отдел архива Правового департамента электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение в установленном порядке.