Требования к заполнению формы номенклатуры дел

2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12-25-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 25 - условное обозначение вопроса по классификатору, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

2.1.37. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.