3.1. Учет поступления дел

Учет поступления дел в архиве организации ведется:

- по книге учета поступления и выбытия дел, документов;

- по листу фонда.

Основанием для внесения первичных данных о поступлении дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов являются (п. 3.15. Правил):

- описи дел, документов структурных подразделений (приложения N 23, 24 Правил);

- номенклатура дел организации - при отсутствии описей дел (приложение N 25 Правил);

- акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 5 Правил);

- акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 Правил).

Основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются:

- годовой раздел описи дел (приложения N 14 - 18 Правил);

- акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 Правил).

Графическое изображение процесса 3.1. "Учет поступления дел" представлено на схеме 17 приложения N 4.

В книге учета поступления и выбытия дел фиксируется факт каждого поступления (первичного и повторного) дела в архив организации (п. 3.7. Правил). Каждой записи присваивается порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года (графа 1). При этом каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. При поступлении дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером.

Датой поступления документов является дата фактической передачи дел в архив организации (графа 2).

В графе 3 указывается наименование структурного подразделения, из которого переданы документы в архив организации. Если документы передаются из другой организации (в случае ее ликвидации или реорганизации), указывается полное наименование этой организации.

Название и реквизиты документа (номер, дата), по которому в архив организации поступили документы, указываются полностью (графа 4).

При первичном поступлении дел в архив номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) после присвоения ему номера по списку фондов (п. 3.8. Правил).

При повторном поступлении в архив дел фонда, номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов.

В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись структурного подразделения или в опись, передаваемую организацией вместе с архивными документами по акту приема-передачи (приложение N 20 Правил). При поступлении неописанных документов, крайние даты которых не определены, эта графа не заполняется.

В графе 7 указывается вид носителя (БН - бумажный носитель, ЭД - электронный носитель).

В зависимости от сроков хранения документов при передаче документов в архив заполняется одна из граф: 8, 9 или 10, где отдельно фиксируется количество поступивших описанных дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

При поступлении неописанных документов, их количество фиксируется в графе 14 (при этом графы 8 - 10 остаются незаполненными). Порядок заполнения графы 14 книги учета поступления и выбытия дел, документов соответствует порядку заполнения соответствующих граф раздела 1 "Учет неописанных документов" листа фонда (раздел 3.5. Методических рекомендаций).

По завершении года в книге учета поступления и выбытия дел подводится суммарный итог поступивших дел и отдельно - по делам на различных носителях (бумажных, электронных, аудио, видео).

Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел заверяется подписью работника архива, ответственного за ведение учетных документов, подписью руководителя архива и датируется. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (лицом, ответственным за архив).

Если организация имеет сложную структуру, то записи о поступлении документов в книге учета поступления и выбытия дел, документов могут вестись по каждому структурному подразделению.

На титульном листе книги учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил) указываются:

- полное официальное наименование организации;

- название архива (если архив является структурным подразделением организации, то перед наименованием организации добавляется слово "архив"), например:

Если архив не является структурным подразделением организации, то название может быть следующим:

Если функции архива в организации возложены на другое структурное подразделение (например, отдел документационного обеспечения управления) или конкретное должностное лицо (делопроизводителя, бухгалтера, специалиста по кадрам и т.п.), то графа "название архива" не заполняется.

- название учетного документа (Книга учета поступления и выбытия дел, документов);

- N тома книги учета поступления и выбытия дел, документов;

- дата начала и дата окончания ведения книги учета поступления и выбытия дел, документов (дата окончания может быть проставлена лишь в случае ликвидации организации). Если книга учета поступления и выбытия дел, документов имеет тома, то каждый завершенный том должен иметь две крайние даты: начала и окончания ведения тома и книги.

Пример заполнения книги учета и выбытия дел, документов приведен в приложении N 9.