17. Организация архива суда

17.1. Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив суда.

17.2. При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются требования, предусмотренные Основными правилами по работе ведомственных архивов, Единой государственной системой документационного обеспечения управления, Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента от 4 ноября 1999 г. N 137, а также изложенные в настоящей Инструкции.

17.3. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов и их количество листов в деле заверяется подписью работника аппарата суда.

17.4. Для сдачи дел и материалов в архив суда составляется опись этих дел и материалов в соответствии с правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий (форма N 36).

Опись подписывается работником аппарата суда соответствующей судебной коллегии и работником аппарата суда, ответственным за организацию и ведение архива.

17.5. На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно - статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, а также указывается срок хранения в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения в архивах судов. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, указывается:

- наименование суда и его непосредственная подчиненность;

- фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи уголовного кодекса, по которой лицо осуждено;

- даты начала и окончания дела;

- номер производства по делу;

- количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

17.6. Разрешение на передачу судебного дела в архив дает судья, под председательством которого дело было рассмотрено. При этом судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.

Разрешив сдачу дела в архив, судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа "Архив" ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по который включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись "Постоянно", если дело подлежит постоянному хранению.