2.5.12. Архивная выписка

Архивная выписка с обозначением названия вида документа "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА" оформляется на бланке письма Министерства, подписывается руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченным им лицом и заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и по другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: "Так в документе", или "В тексте неразборчиво", или "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченного им лица в соответствии с установленным в Министерстве порядком.