3.7. Регистрация исходящих документов

3.7.1. Документы, подписанные Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел документооборота.

Исполнитель передает на регистрацию в отдел документооборота подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа (резолюции) и все экземпляры (подлинник и визовые) исходящего документа, подписанного Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра.

Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, передаются исполнителем на регистрацию и отправку из Министерства только при наличии соответствующего решения Министра (лица, исполняющего его обязанности).

В случае отсутствия подлинника документа, являющегося основанием для подготовки ответа, исполнитель передает в отдел документооборота копию соответствующего документа. В этом случае проставляется отметка на копии документа, являющегося основанием для подготовки ответа, об отсутствии оригинала на момент регистрации.

Не допускается передача исполнителем на регистрацию визовых экземпляров документов, выполненных на черновиках.

В нерабочее время, выходные и праздничные дни (во время отсутствия сотрудников отдела документооборота, в том числе дежурных) срочные исходящие документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей Министра регистрируются в соответствующих секретариатах.

Секретариаты Министра, заместителей Министра представляют визовые экземпляры зарегистрированных в секретариатах исходящих документов вместе с подлинниками поручений в отдел документооборота не позднее 10.00 следующего рабочего дня.

3.7.2. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, регистрируются в секретариатах структурных подразделений или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

3.7.3. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его сотрудником. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются также и на его копии.

3.7.4. Электронная копия документа, подготовленного на бумажном носителе, прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО сотрудником, зарегистрировавшим документ, после присвоения регистрационного номера и перенесения регистрационного номера на бланк.

Не создаются и не прикрепляются к регистрационной карточке СЭДО электронные копии документов, указанных в пункте 3.4.13 настоящей Инструкции.

3.7.5. Зарегистрированные документы за подписью руководства структурных подразделений, подготовленные на бумажном носителе, передаются исполнителями или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, на отправку почтой или по электронной почте в отдел документооборота.

3.7.6. В регистрационную карточку СЭДО в поле "Записи архива" во вкладке "Журнал" вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел.

3.7.7. Документы, являющиеся основанием для исполнения (поручения, письма и др.), формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них.

Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе документооборота.

Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел структурных подразделений.

3.7.8. Выдача копий визовых экземпляров исходящих документов за подписью руководства Министерства и оснований для выполнения поручений осуществляется отделом документооборота по письменному запросу руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

3.7.9. Регистрация исходящих электронных документов осуществляется в соответствии с пунктом 3.12 настоящей Инструкции.

3.7.10. Архивные справки и архивные выписки регистрируются в отделе архивного хранения документов.

3.7.11. Документы для принятия решения руководством Министерства о временном ограничении права сотрудника Министерства на выезд из Российской Федерации или возможности выезда из Российской Федерации в служебную командировку или по личным делам (заключения и решения) готовятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны.

Указанные заключения и решения после утверждения (подписания) руководством Министерства регистрируются и хранятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны, без передачи второго (визового) экземпляра в отдел организации и ведения документооборота.

3.7.12. Документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя Министра, направляемые в адрес иностранных посольств (консульств), миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г. Москве, а также иностранных организаций за границей, передаются исполнителями для регистрации в отдел документооборота в открытом конверте.

Документы за подписью руководства структурного подразделения, направляемые в адрес иностранных посольств (консульств), миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г. Москве, а также иностранных организаций за границей, регистрируются в структурных подразделениях и передаются исполнителями на отправку в отдел документооборота в упакованном (законвертованном) виде с указанием на конверте почтового адреса, наименования получателя, исходящего номера документа.

На экземпляре документа, подлежащем передаче иностранному представителю, проставляется дата, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются.

Должностное лицо, передавшее документ представителям иностранных государств, делает отметку на визовом экземпляре о том, какой экземпляр кому и когда вручен, и заверяет документ своей подписью. Все копии врученного документа регистрируются одним исходящим номером. Визовые экземпляры документов за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя Министра хранятся в отделе документооборота до передачи в архив Министерства. Визовые экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений до передачи в архив Министерства хранятся в структурных подразделениях.