I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (далее - Правила делопроизводства), в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства экономического развития Российской Федерации (далее - Министерство) документов.

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется на основании положений Правил делопроизводства, Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (далее - Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти), Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (далее - Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти), Положения о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437 (далее - Положение о Министерстве), Регламента Министерства экономического развития Российской Федерации, утвержденного приказом Минэкономразвития России от 4 мая 2016 г. N 282 (далее - Регламент Министерства), Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, а также законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (СЭДО) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (далее - Положение о порядке обращения со служебной информацией), и устанавливается в Министерстве соответствующей инструкцией.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Контроль за ведением делопроизводства и передачу дел на архивное хранение в структурных подразделениях возлагается на заместителей руководителей структурных подразделений, назначенных распоряжением заместителя Министра, непосредственно координирующего и контролирующего структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Передача служебных документов, их копий или проектов иным органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам допускается только с письменного указания руководства Министерства и на основании письменных запросов.

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Министерстве осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение (далее - сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства), совмещающими выполнение должностных и делопроизводственных обязанностей. Делопроизводственные обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, содержатся в пункте 3.13 настоящей Инструкции. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, назначаются распоряжением структурного подразделения, на которое возложены функции по организационному обеспечению деятельности руководства Министерства.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, назначаются распоряжением структурного подразделения.

1.9. Структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, в соответствии с графиком, утверждаемым заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей), проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах докладывает руководству Министерства.

1.10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

наименование вида документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности Министерства, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью;

шаблон бланка документа (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

информационная система архива Министерства - информационная система, обеспечивающая хранение архивных электронных документов Министерства и управление ими;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

секретариат - группа сотрудников, осуществляющих организационное обеспечение деятельности Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений.