III. Основные функции Департамента

5. Департамент в соответствии с возложенными на него основными задачами осуществляет следующие функции:

5.1. Обеспечивает прием, учет, обработку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, доводит входящую корреспонденцию до руководства Министерства и его структурных подразделений и, при необходимости, до федеральной службы, государственных внебюджетных фондов, подведомственных организаций, проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции и отправляет ее адресатам, разрабатывает инструкции по работе с документами;

5.2. Рассматривает поступившие федеральные конституционные законы, федеральные законы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, материалы Государственной Думы и Совета Федерации и направляет их руководству Министерства с проектом резолюций;

5.3. Проводит работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, выдаче архивных справок по запросам граждан и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства;

5.4. Составляет сводную номенклатуру дел Министерства, оказывает организационно-методическую помощь структурным подразделениям по вопросам составления номенклатуры дел, осуществляет контроль правильного формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;

5.5. Обеспечивает справочно-информационное обслуживание по вопросам прохождения документов, находящихся на контроле, включая мероприятия по упреждающему контролю;

5.6. Готовит справочные материалы для руководства Министерства и периодически представляет информацию о ходе выполнения находящихся на контроле документов Министру, его заместителям и руководителям структурных подразделений;

5.7. Принимает необходимые меры для предупреждения несвоевременного выполнения поручений;

5.8. Участвует в разработке и совершенствовании специальной программы по формированию и обработке банка данных исполнения контрольных документов;

5.9. Осуществляет методическое руководство деятельностью структурных подразделений Министерства по организации контроля за исполнением документов;

5.10. Проводит в установленном порядке проверки организации и хода исполнения структурными подразделениями Министерства поручений, поставленных на контроль;

5.11. Запрашивает от структурных подразделений Министерства, федеральной службы и государственных внебюджетных фондов и непосредственных исполнителей материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию Департамента, а также информацию о причинах несвоевременного исполнения поручений и решений, находящихся на контроле;

5.12. Выявляет недостатки в работе с контрольными документами, выясняет причины нарушений исполнительской дисциплины и определяет конкретных должностных лиц, по вине которых они были допущены;

5.13. Вносит предложения о привлечении к ответственности должностных лиц, по вине которых допущены нарушения исполнительской дисциплины;

5.14. Дает структурным подразделениям Министерства рекомендации по вопросам, связанным с организацией контроля выполнения поручений, а также принятием действенных мер по обеспечению своевременного исполнения контролируемых документов;

5.15. Проводит анализ и обобщение данных об уровне исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Министерства, разрабатывает предложения по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля, стиля и методов работы гражданских служащих;

5.16. Контролирует исполнение структурными подразделениями Министерства поручений и решений, находящихся на контроле, в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов и информирует об этом руководство Министерства;

5.17. Организует прием граждан и рассмотрение их устных и письменных обращений, относящихся к компетенции Министерства, обобщает результаты исполнения документов и представляет их на рассмотрение руководству Министерства;

5.18. Организует проведение совместно с другими структурными подразделениями Министерства заседаний коллегии Министерства, мероприятий Министра и его заместителей (в том числе выездных), совещаний, семинаров и иных мероприятий по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, формирование необходимых материалов для проведения указанных мероприятий;

5.19. Организует работу с документами в приемных руководства Министерства;

5.20. Осуществляет контроль за сроками рассмотрения и исполнения документов, адресованных Министру и его заместителям;

5.21. Формирует план основных мероприятий Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства;

5.22. Организует работу по вопросам поступления на гражданскую службу, обеспечение ее прохождения и увольнения с гражданской службы гражданских служащих, а также руководства федеральной службы и ее территориальных органов;

5.23. Обеспечивает организацию деятельности Комиссии по проведению конкурса на замещение вакантной должности федеральной государственной гражданской службы в Министерстве, Аттестационной комиссии Министерства, Комиссии Министерства по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов;

5.24. Организует ведение кадрового учета гражданских служащих, кадровой документации и кадрового делопроизводства;

5.25. Организует оформление и выдачу служебных удостоверений и временных пропусков;

5.26. Обеспечивает оформление и учет выезда гражданских служащих в служебные командировки, в том числе за рубеж, и ведение учета лиц, прибывающих в служебные командировки в Министерство;

5.27. Принимает участие в организации работы по совершенствованию структуры Министерства, подготовке штатных расписаний структурных подразделений Министерства;

5.28. Формирует кадровый резерв и организует работу по его эффективному использованию;

5.29. Предоставляет информацию для введения в Федеральный портал управленческих кадров в части, касающейся гражданских служащих Министерства;

5.30. Организует проверку достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу;

5.31. Организует работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, работу по проверке сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных законодательством Российской Федерации о гражданской службе;

5.32. Принимает участие в формировании плана Министерства по противодействию коррупции;

5.33. Осуществляет комплекс организационных, разъяснительных и иных мер по соблюдению гражданскими служащими ограничений, запретов и по исполнению обязанностей, установленных законодательством, в целях профилактики и противодействия коррупции;

5.34. Организует профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку гражданских служащих в образовательных учреждениях профессионального образования, имеющих лицензию на проведение профессиональной переподготовки и повышения квалификации гражданских служащих, и государственную аккредитацию, в том числе стажировку за рубежом;

5.35. Организует учет и анализ поступающих ходатайств о награждении государственными и ведомственными наградами и вносит предложения о награждении руководству Министерства;

5.36. Обеспечивает подготовку документов для внесения в Правительство Российской Федерации и Администрацию Президента Российской Федерации по вопросам поощрения и награждения государственными наградами;

5.37. Участвует в подготовке материалов по учреждению и согласованию в Геральдическом совете при Президенте Российской Федерации ведомственных наград, положений о ведомственных наградах Министерства;

5.38. Обеспечивает работу по формированию высококвалифицированного кадрового состава для замещения должностей руководителей государственных внебюджетных фондов и подведомственных организаций;

5.39. Обеспечивает подготовку материалов и приказов о назначении (утверждении) на должность, освобождении от должности руководителей подведомственных Министерству организаций, предоставлении отпусков, командировании за пределы Российской Федерации, заключение, расторжение и внесение изменений в трудовые договоры;

5.40. Организует проведение конкурсов на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству;

5.41. Обеспечивает проведение аттестации руководителей подведомственных Министерству организаций;

5.42. Обеспечивает обработку, хранение и передачу персональных данных руководителей подведомственных Министерству организаций, организацию кадрового учета и кадрового делопроизводства, формирование и ведение личных дел;

5.43. Оказывает гражданским служащим консультативную помощь по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, а также уведомляет представителя нанимателя, органы прокуратуры Российской Федерации и иные федеральные государственные органы о фактах совершения гражданскими служащими коррупционных и иных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

5.44. Обеспечивает реализацию гражданскими служащими обязанности уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры Российской Федерации, иные федеральные государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений;

5.45. Обеспечивает проведение проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы, и гражданскими служащими, сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, проверки соблюдения гражданскими служащими требований к служебному поведению, а также проверки соблюдения гражданами, замещавшими должности гражданской службы, ограничений в случае заключения ими трудового договора после ухода с гражданской службы;

5.46. Участвует в подготовке в соответствии со своей компетенцией проектов нормативных правовых актов о противодействии коррупции;

5.47. Взаимодействует с правоохранительными органами в установленной сфере деятельности;

5.48. Обеспечивает сохранность и конфиденциальность сведений о гражданских служащих, полученных в ходе своей деятельности;

5.49. Обеспечивает функции Министерства по управлению имуществом и осуществлению полномочий собственника в отношении федерального имущества, необходимого для обеспечения деятельности Министерства;

5.50. Обеспечивает осуществление Министерством координации деятельности Федерального государственного бюджетного учреждения "Управление служебными зданиями и материально-техническим обеспечением";

5.51. Планирует и организует ремонт помещений Министерства, осуществляет контроль качества его проведения и приемку выполненных ремонтных работ;

5.52. Организует обеспечение содержания в должном состоянии административного здания, помещений, энергетического и лифтового хозяйства, коммуникаций;

5.53. Осуществляет планирование и контроль использования служебного автотранспорта гражданскими служащими;

5.54. Организует получение и хранение материальных ценностей, ведение учета и отчетности за их расходованием и сохранностью;

5.55. Обеспечивает совместно с Финансовым департаментом в пределах своей компетенции контроль по исполнению сметы доходов и расходов, предусмотренных на содержание центрального аппарата Министерства;

5.56. Обеспечивает социально-бытовое обслуживание гражданских служащих;

5.57. Ведет учет по размещению гражданских служащих в здании, занимаемом Министерством;

5.58. Обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иной охраняемой законом информации, соблюдение режима секретности;

5.59. Осуществляет организацию ведения делопроизводства в Департаменте;

5.60. Участвует в подготовке и размещении заказов и в организации заключения государственных контрактов, а также иных гражданско-правовых договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в установленной сфере деятельности Министерства, в том числе для обеспечения его нужд;

5.61. Осуществляет подготовку технических заданий для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также контролирует исполнение заключенных государственных контрактов в установленной сфере деятельности;

5.62. Организует обеспечение пропускного режима в здание, занимаемое Министерством;

5.63. Осуществляет прием, регистрацию и учет писем, обращений граждан и последующее их направление для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения Министерства, организацию своевременного их рассмотрения, направление их по принадлежности;

5.64. Проводит анализ поступающих в Министерство писем, обращений граждан и систематически информирует Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений об их количестве и тематике, фактах несвоевременного и/или неполного рассмотрения, подготавливает для руководства Министерства предложения об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы;

5.65. Участвует в подготовке материалов во взаимодействии с другими структурными подразделениями Министерства для средств массовой информации в целях освещения итогов работы с обращениями граждан;

5.66. Организует прием граждан заместителями Министра согласно утвержденному графику;

5.67. Организует обеспечение работы структурных подразделений Министерства в области использования информационных и коммуникационных технологий;

5.68. Обеспечивает работу информационных систем Министерства, средств вычислительной техники, оргтехники и средств связи;

5.69. Организует и проводит мероприятия по повышению надежности и эффективности информационных систем, средств связи и информационных технологий, используемых Министерством в рамках осуществления основной деятельности;

5.70. Выполняет функции представителя государственного заказчика по договорам, контрактам и иным работам в области оснащения Министерства средствами связи, информационно-коммуникационными технологиями и системами, а также осуществляет контроль за своевременным и качественным их выполнением при рациональном использовании выделяемых на эти цели финансовых средств;

5.71. Осуществляет подготовку сводных заявок на финансирование текущих затрат, связанных с обеспечением функционирования информационных систем Министерства;

5.72. Сопровождает использование финансовых средств Министерства, направляемых на информатизацию, создание, развитие и эксплуатацию информационных систем, включая обеспечение защиты информации;

5.73. Проводит анализ потребностей структурных подразделений Министерства во внутренних и внешних информационных ресурсах, компьютерном и телекоммуникационном оборудовании, программном обеспечении, а также осуществляет проведение мероприятий, направленных на их обеспечение;

5.74. Участвует в создании и совершенствовании системы сбора, накопления, обработки и организации информационного обмена с федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

5.75. Организует работу по обеспечению доступа структурных подразделений Министерства к сетям, базам данных экономической, коммерческой, нормативно-правовой и справочной информации;

5.76. Осуществляет входной контроль при постановке на баланс Министерства программно-технических средств, приобретаемых за счет государственных вложений, передаваемых в установленном порядке из других федеральных органов исполнительной власти;

5.77. Организует работы по вводу в эксплуатацию и техническому обслуживанию средств вычислительной техники, оргтехники, сетевого и телекоммуникационного оборудования Министерства, в том числе на договорной основе с внешними организациями;

5.78. Организует работы по разработке, внедрению, технической поддержке, эксплуатации общесистемного и прикладного программного обеспечения, необходимого для эффективного функционирования информационных систем Департамента и Министерства, в том числе на договорной основе с внешними организациями;

5.79. Осуществляет ведение фонда алгоритмов и программ Министерства;

5.80. Осуществляет контроль за состоянием и условиями эксплуатации и использования программно-технических средств;

5.81. Обеспечивает функционирование корпоративной и локальных вычислительных сетей, создаваемых Министерством;

5.82. Обеспечивает организацию и проведение работ по управлению информационными системами и телекоммуникационной инфраструктурой Министерства (корпоративной и локальными вычислительными сетями, базами данных, средствами связи);

5.83. Организует подготовку нормативных и инструктивно-методических документов, а также проведение практических мероприятий по организации обучения и труда гражданских служащих по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента;

5.84. Организует работы по выполнению требований законодательства Российской Федерации по защите информации в информационных системах Министерства;

5.85. Организует работы по адаптации и внедрению сертифицированных аппаратно-программных средств защиты информации от компьютерных вирусов, несанкционированного доступа, разрушения, других воздействий и угроз информационной безопасности Министерства;

5.86. Участвует в работах по защите информационных ресурсов, находящихся в ведении Департамента и Министерства или полученных ими от других организаций;

5.87. Готовит справочные и иные материалы по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, в целях обеспечения участия гражданских служащих в работе комиссий, совещаниях, семинарах и иных мероприятиях;

5.88. Выступает представителем заказчика по договорам на выполнение работ в области компьютеризации и информатизации Министерства;

5.89. Контролирует деятельность гражданских служащих Министерства по выполнению требований в области защиты информации и соблюдения правил эксплуатации аппаратных и программных средств;

5.90. Организует работы по выполнению требований законодательства Российской Федерации по защите информации в информационных системах Министерства, осуществляет обеспечение установленного в Министерстве режима секретности;

5.91. Принимает участие в мобилизационной подготовке Министерства;

5.92. Осуществляет иные функции в соответствии с решениями руководства Министерства.