4.3. Формирование и оформление дел

4.3.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

4.3.2. Дела формируются в структурном подразделении, на которое возложены функции ведения делопроизводства, а также в других структурных подразделениях.

4.3.3. Формирование и оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.

4.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, и т.д.;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 см.