3.7. Служебные, докладные, объяснительные записки

3.7.1. Докладные, служебные, объяснительные записки (в том числе личные заявления) относятся к внутренним документам и служат для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания актов Росреестра (приказов, распоряжений).

3.7.2. Докладная записка - документ, который адресуется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса либо содержит выводы и предложения с целью информирования о фактах, событиях, сложившихся ситуациях, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или завершении каких-либо работ, поручений и планов.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции гражданского служащего или руководителя подразделения не достаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможных негативных ситуаций, связанных с проведением различных проверок, награждением, поощрением, выделением новых штатных единиц, командированием гражданских служащих, нарушением требований актов Росреестра и т.д.

При оформлении докладной записки указывается наименование вида документа ("Докладная записка"), которое располагается ниже реквизита "Адресат" на два межстрочных интервала.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех частей.

В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

Документ может быть составлен в текстовом и табличном виде или их сочетании.

Докладная записка подписывается:

исполнителем - если она представляется начальнику структурного подразделения или его заместителю;

начальником структурного подразделения - если представляется заместителю руководителю Росреестра;

заместителем руководителя - если представляется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).

3.7.3. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями Росреестра или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка предназначена для координации действий структурных подразделений и гражданских служащих внутри Росреестра, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по инициативе гражданского служащего, а также в рамках исполнения поручения руководства по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным структурным подразделением или должностным лицом.

Служебная записка визируется исполнителем (исполнителями) и подписывается начальником соответствующего структурного подразделения или его заместителем.

Служебные записки (докладные записки) регистрируются в базе СЭД Росреестра "Служебные записки" гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Регистрационный номер служебной записки (докладной записки) состоит из индекса структурного подразделения Росреестра, издавшего документ, порядкового номера в пределах календарного года и букв "СЗ", например: N 05-0067-СЗ, N 07-0765-СЗ.

Служебные записки (докладные записки) рассылаются адресатам в электронном виде по СЭД Росреестра.

На бумажном носителе служебные записки направляются адресату в следующих случаях:

если адресованы руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности);

если имеют отметку о конфиденциальности;

если приложения к служебным запискам содержат оригиналы документов, в том числе финансового характера.

3.7.4. Докладная и служебная записки могут печататься на шаблонах бланков структурных подразделений (приложение N 13), имеют, как правило, реквизиты, изложенные в пунктах 3.4.8 - 3.4.10, 3.4.12, 3.4.13, 3.4.15 - 3.4.23, 3.4.25 - 3.4.29 Инструкции.

Образцы оформления служебной и докладной записок приведены в приложениях N 36, 37 к Инструкции.

3.7.5. В случае если обращение к руководству Росреестра связано с решением личных вопросов гражданского служащего, заявление составляется рукописным способом.

3.7.6. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных гражданских служащих.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.

Объяснительная записка подписывается ее составителем с указанием должности и даты подписания.

3.7.7. Объяснительные записки, докладные записки и личные заявления гражданских служащих, адресованные непосредственному начальнику структурного подразделения, по внутренним вопросам, входящим в компетенцию соответствующего структурного подразделения, не регистрируются и рассматриваются начальником структурного подразделения в оперативном порядке.