10. Организация документов в делопроизводстве

Основными видами работ в Министерстве, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в центральном аппарате Министерства.

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

10.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства (Приложение N 16) составляется работником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Административно - контрольным департаментом и подписывается руководителем структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел структурные подразделения Министерства руководствуются Положением о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации, положением о структурном подразделении, штатным расписанием структурного подразделения, планами и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях Министерства проводится не позднее декабря текущего года. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатур дел оказывает Центральный объединенный ведомственный архив Министерства (далее - архив Министерства).

Вновь созданное структурное подразделение Министерства обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Административно - контрольный департамент на согласование.

10.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с Центральной экспертной комиссией Министерства (ЦЭК), Экспертной проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается Министром. Согласовывается сводная номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве (Приложение N 18).

10.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают от Административно - контрольного департамента выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата Министерства.

10.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел центрального аппарата Министерства соответствуют названиям структурных подразделений Министерства и располагаются в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата Министерства.

10.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата Министерства, справочные и контрольные картотеки.

10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.1.10. Графы номенклатуры дел в центральном аппарате Министерства и структурных подразделениях Министерства заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в центральном аппарате Министерства цифрового обозначения структурного подразделения Министерства, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения Министерства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, условное обозначение Департамента комплексного анализа, прогнозирования и мониторинга - 5. Если добавить условное обозначение отдела комплексных социальных программ - 1 и порядковый номер дела по номенклатуре дел - 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01), то индекс дела будет обозначен 5.1.-01;

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное содержание и состав документов этого дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование Министерства или структурного подразделения Министерства;

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (год), к которым относятся документы дела;

в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с департаментами федеральной государственной службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам занятости населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Годовые отчеты Минтруда России по финансовой деятельности".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию;

графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.);

в графе 5 "Примечание" указываются названия "Перечней", использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1997 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках Министерства, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

10.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.

10.1.12. По окончании календарного года работником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись (Приложение N 17) о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Общий отдел, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

10.2. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях Министерства

10.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2.2. Дела Министерства формируются в структурных подразделениях Министерства. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений Министерства, ответственные за делопроизводство.

10.2.3. Полностью исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения Министерства, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются отметки "В Дело N ___", дата, подпись исполнителя, расшифровка подписи.

10.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома.

10.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в каждом личном деле располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы".

Лицевые счета работников Министерства группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

10.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 20); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (Приложение N 21); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 22); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.

10.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

10.2.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива, федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, наименование структурного подразделения Министерства.

При проверке дел, по окончании года, в реквизитах на обложках дел постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10.2.9. Для учета документов, определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 22) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.2.10. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Министерства осуществляется Административно - контрольным департаментом. Методическую помощь структурным подразделениям оказывает архив Министерства.

10.3. Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях Министерства

10.3.1. Поступившие в Министерство федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации после проведения с ними необходимых управленческих действий в соответствии с указаниями руководства Министерства передаются Административно - контрольным департаментом для хранения в Правовой департамент.

Копии этих документов, а также документов, направленных в федеральные органы государственной власти, подлинные экземпляры приказов, инструкций, разъяснений, писем и телеграмм, копии протоколов и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, правительственных комиссий, подлинные протоколы заседаний коллегии и совещаний Министерства хранятся в Административно - контрольном департаменте.

Все остальные документы хранятся непосредственно в структурных подразделениях Министерства.

10.3.2. Выдача дел, формируемых в Административно - контрольном департаменте, не допускается. При необходимости отдельный документ может быть изъят из дела для копирования с разрешения руководства Административно - контрольного департамента.

10.4. Порядок хранения дел (документов) в структурных подразделениях Министерства

10.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Министерства.

10.4.2. Руководители структурных подразделений Министерства и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут персональную ответственность за хранение документов.

10.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, для обеспечения их сохранности и предохранения документов от пыли и воздействия солнечного света.

10.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

10.4.5. Работники структурных подразделений Министерства хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.

10.4.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Министерства, в течение двух лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Министерства.

Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в структурных подразделениях Министерства для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения Министерства, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с ЦЭК Министерства.

10.4.7. Дела, документы, из текущего архива структурного подразделения Министерства могут выдаваться во временное пользование работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, работникам Министерства только под расписку, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Министерства. Без ведома работника структурного подразделения Министерства, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения Министерства.

10.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из текущего архива структурного подразделения Министерства допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.