2.2. Программные платформы единого информационного пространства архива

2.2. Программные платформы единого информационного

пространства архива

На рис. 1 представлена логическая схема, объединяющая программные платформы, которые могут быть положены в основание формирования единого информационного пространства государственного архива.

Рис. 1. Схема взаимодействия программных платформ

Группировка различных систем, подсистем и модулей в представленной архитектуре обусловлена результатами анализа специфики деятельности государственного архива и выявлением на основе этого анализа некоторой внутренней области, в которой производится создание и обработка основного массива документов, как создаваемых в рамках делопроизводственной активности архива, так и поступающих на хранение в архив.

Так, в виде отдельной программной платформы на схеме выделена ERP-система (Enterprise Resource Planning <31>), обеспечивающая функционирование систем (модулей, баз данных) по кадровому учету, бухгалтерии, управлению закупками, материальному учету и т.п.

--------------------------------

<31> ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) - организационная стратегия интеграции производства и операций управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.

ERP-система - конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. В состав пакета, как правило, входят приложения для автоматизации:

- оперативного управления организацией;

- организационной и хозяйственной деятельности;

- бухгалтерского учета и регламентированной отчетности (в том числе налоговой);

- учета материальных ценностей;

- задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

- управления персоналом;

- управления взаимоотношениями с партнерами (управление договорами);

- управления закупками и участия в тендерах.

Отдельная программная платформа (BMS - Building Management System) позволит объединить инженерные Подсистемы, в число которых входят модули систем жизнеобеспечения здания и Подсистемы безопасности. Такой подход учитывает не только специфику работы инженерных систем и систем безопасности, но и обеспечивает возможность их мониторинга и администрирования.

Третья программная платформа (возможно, на основе сочетания Enterprise Content Management (ЕСМ-систем) и Business Process Management System/Tool (BPMS/BPMT <32>)) призвана объединить ЦХОД, модули "Архивного фонда" и Подсистемы электронного документооборота.

--------------------------------

<32> Business Process Management System/Tool, BPMS/BPMT - система (инструмент) управления бизнес-процессами. Технологическое программное обеспечение для поддержки концепции ВРМ. Business Process Management - концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия.

С целью создания оптимальной единой информационной среды предусматривается создание и интеграция с каждой из программных платформ единых (доверенных) справочников (MDM) <33>, которые включают необходимую информацию по структуре организации, перечню организаций, с которыми архив взаимодействует в ежедневной деятельности, различные перечни, рубрикаторы и классификаторы, позволяющие упорядочить и систематизировать информацию и документы, минимизировать сроки ввода данных в систему, снизить риски ошибок, связанных с человеческим фактором.

--------------------------------

<33> Master Data Management, MDM - системы управления мастер-данными. Применяются для согласования данных различных информационных систем и создания целостного представления об объектах, отраженных в системах.

На практике разные функциональные блоки, как правило, автоматизируются с помощью разных программных платформ и информационных систем. Поэтому на схеме условия взаимодействия или интеграции показаны через применение программных шин (ESB - Enterprise Service Bus <34>), что позволяет использовать уже имеющиеся в информационных системах механизмы для настройки передачи данных из одной Подсистемы в другую.

--------------------------------

<34> Enterprise Service Bus, ESB - интеграционная платформа (сервисная шина организации), которая позволяет разработчику объединять различные информационные системы на основе принципов обмена сообщениями (message routing), сопоставления данных (data mapping), управления сообщениями (orchestration), надежности (контроль за обменом сообщениями), защиты (использование https и опциональных коннекторов) и масштабирования между узлами (коннекторами).

Таким образом, архитектура единой информационной среды включает три основных платформы для автоматизации разных функциональных областей деятельности архива, доверенные (общие) справочники и программную шину для интеграции программных платформ и передачи данных.

Стоит отметить, что оптимальное построение архитектуры единого информационного пространства, а также понимание принципов и порядка взаимодействия информационных систем при передаче данных, должно способствовать не только быстрой передаче данных, но и быстрому поиску необходимой информации, повышению производительности труда сотрудников архива, повышению качества их работы.