2.1.3.5. Модуль "Архивный фонд. Учет"

Ключевой задачей модуля является обеспечение ведения централизованного учета единиц хранения (единиц учета) <22> на основе переноса в электронную форму информации из всех видов и типов архивной документации, независимо от времени ее создания и специфики, обусловленной видовым разнообразием хранимых документов, включая наличие исчерпывающих описаний единиц хранения, подготовленных по единой системе представления основных атрибутов <23>.

--------------------------------

<22> Набор основных функций автоматизированного учета документов Архивного фонда определен на основе "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный N 9059; с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 N 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный N 13893))", Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 N 61, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный N 1344); Регламента государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации, Росархив, 2001 (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 N 75) и Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 N 64).

<23> Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог". Проект./М.: ЗАО "АДАПТ", 2013.

Модуль обеспечивает ведение учета всех видов и разновидностей архивных документов, включая учет:

- архивных документов на бумажном носителе;

- уникальных и особо ценных документов* <24>;

--------------------------------

<24> Ведение учета видов документов, отмеченных *, целесообразно реализовывать опционально методом расширения состава необходимых описательных атрибутов.

- документов личного происхождения*;

- документов по личному составу*;

- рассекреченных документов*;

- предметов Музейного фонда*;

- предметов библиотечного фонда*;

- архивных документов, находящихся в частной собственности*;

- дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и драгоценные камни*;

- копий архивных документов*;

- фото и аудиовизуальных документов*;

- НТД*;

- документов на электронных носителях и электронных документов*.

Модуль позволяет производить:

- ведение учета поступления и выбытия архивных документов;

- ведение учета на уровне фонда, описи, единиц хранения/единиц учета;

- ввод (в том числе пакетный и из иных электронных систем) и централизованное хранение учетной информации о фондах, описях, делах, документах;

- автоматизированное формирование основных и вспомогательных учетных документов;

- формирование и ведение истории фондов;

- формирование статистических отчетов и справок о составе и содержании архивных фондов;

- формирование паспорта архива;

- формирование паспорта архивохранилища;

- формирование отчетной документации по государственному учету архивных документов;

- возможность систематизации данных по различным критериям и многопараметрический поиск информации;

- возможность осуществления многоаспектного поиска информации;

- информационное сопряжение с существующими основными отраслевыми архивными информационными ресурсами (программные комплексы "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог", "Государственный реестр уникальных документов", архивные справочники различных типов и видов и т.д.).