1.2. Основные задачи информатизации (автоматизации) государственного архива

1.2. Основные задачи информатизации (автоматизации)

государственного архива

При постановке задач информатизации (автоматизации) государственный архив рассматривается как производственно-управленческая структура, включающая контур основной (производственной) деятельности, реализующий задачи архивного делопроизводства и задачи консолидации архивных фондов, контуры административно-управленческой и административно-хозяйственной деятельности, обеспечивающие жизнедеятельность государственного архива как учреждения. При этом учитываются специфика работы российских архивов и мировой опыт информатизации архивной деятельности.

Стратегия информатизации предполагает согласованную совокупность решений в отношении достижения целей государственного архива с применением информационных технологий и в первую очередь информатизацию (автоматизацию) типовых (общих) задач организации управления (административно-управленческий блок):

- организация и ведение электронного документооборота и делопроизводства;

- управление задачами подразделений;

- финансовый и бухгалтерский учет;

- управление персоналом;

- управление закупками;

- ведение архива учреждения.

Информатизация (автоматизация) административно-хозяйственной деятельности предполагает:

- управление программно-технологическими комплексами (автоматизированными инженерными системами) управления зданиями и архивохранилищами;

- управление системами безопасности (включая охранно-пожарную сигнализацию, противопожарную защиту, систему пожаротушения <6>; системы контроля доступа, пропускным режимом и безопасностью);

--------------------------------

<6> См.: Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.01.2009 N 3, зарегистрирован в Минюсте России 04.05.2009, регистрационный N 13882).

- управление системами логистики;

- управление специализированными системами обеспечения сохранности архивных документов.

Информатизация (автоматизация) блока научной работы <7> в последнее время сводится, в основном, к решению задач собственно информатизации и включает в себя:

--------------------------------

<7> В соответствии с действующим законодательством архивы не являются научными учреждениями, поэтому функции данного направления деятельности архивов и полномочия заместителей директоров, руководящих ими, в настоящее время в разных архивах разнятся.

- создание и управление единым информационным пространством поддержки деловой активности и процессов управления архивной деятельностью;

- создание единой структуры хранения информационных ресурсов архива и единого окна доступа к ним;

- создание и управление внешними приложениями (включая Интернет-сайт архива) и взаимодействие с внешними АИС (включая межведомственное взаимодействие);

- повышение степени защиты (сохранности) информации;

- обеспечение регламентированного доступа к информации.

Информатизация (автоматизация) собственно архивной деятельности (блок основной деятельности) должна осуществляться по всем основным направлениям работ государственного архива, в том числе это:

- комплектование;

- архивный учет;

- научно-справочная работа;

- логистика архивохранилищ;

- обеспечение и мониторинг сохранности документов;

- создание информационных ресурсов (включая оцифровку фондов и учетных документов архива);

- использование документов (включая автоматизацию работы читального зала, обеспечение удаленного доступа к информационным ресурсам и электронную коммерцию);

- межведомственное взаимодействие при оказании государственных услуг;

- освоение средств автоматизации архивного делопроизводства и документооборота, включая автоматизацию создания отчетных форм;

- взаимодействие с внешними информационными системами архивной отрасли (Фондовый каталог, Центральный фондовый каталог, Государственный реестр уникальных документов);

- обеспечение интеграционного взаимодействия с отраслевыми порталами, органами управления архивным делом субъектов Федерации и/или Федеральным архивным агентством (Росархив).

В целом информатизация (автоматизация) государственного архива призвана обеспечивать:

- руководство архива - информацией для планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа деятельности и управления архивом в целом;

- руководство и сотрудников архива - информацией для управления деловыми процессами, процессами планирования, координации подконтрольных функций, контроля затрат и целевого использования финансовых ресурсов;

- специалистов - эффективными инструментами для принятия оперативных решений, координации подконтрольных им функций и формирования отчетной информации по основной деятельности.

Особенностями такой системы будет являться:

- комплексность охвата функций основной архивной деятельности и функций управления;

- повышенная упорядоченность деловых процессов;

- массовость операций;

- унификация исполнения типовых процедур;

- возможность локальной установки и внедрения отдельных частей системы;

- адаптивность функциональной и инструментальной структуры системы к особенностям решаемых задач;

- возможность развития системы после ее внедрения.