1.2. Основные задачи информатизации (автоматизации) государственного архива
1.2. Основные задачи информатизации (автоматизации)
государственного архива
При постановке задач информатизации (автоматизации) государственный архив рассматривается как производственно-управленческая структура, включающая контур основной (производственной) деятельности, реализующий задачи архивного делопроизводства и задачи консолидации архивных фондов, контуры административно-управленческой и административно-хозяйственной деятельности, обеспечивающие жизнедеятельность государственного архива как учреждения. При этом учитываются специфика работы российских архивов и мировой опыт информатизации архивной деятельности.
Стратегия информатизации предполагает согласованную совокупность решений в отношении достижения целей государственного архива с применением информационных технологий и в первую очередь информатизацию (автоматизацию) типовых (общих) задач организации управления (административно-управленческий блок):
- организация и ведение электронного документооборота и делопроизводства;
- управление задачами подразделений;
- финансовый и бухгалтерский учет;
Информатизация (автоматизация) административно-хозяйственной деятельности предполагает:
- управление программно-технологическими комплексами (автоматизированными инженерными системами) управления зданиями и архивохранилищами;
- управление системами безопасности (включая охранно-пожарную сигнализацию, противопожарную защиту, систему пожаротушения <6>; системы контроля доступа, пропускным режимом и безопасностью);
--------------------------------
<6> См.: Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.01.2009 N 3, зарегистрирован в Минюсте России 04.05.2009, регистрационный N 13882).
- управление системами логистики;
- управление специализированными системами обеспечения сохранности архивных документов.
Информатизация (автоматизация) блока научной работы <7> в последнее время сводится, в основном, к решению задач собственно информатизации и включает в себя:
--------------------------------
<7> В соответствии с действующим законодательством архивы не являются научными учреждениями, поэтому функции данного направления деятельности архивов и полномочия заместителей директоров, руководящих ими, в настоящее время в разных архивах разнятся.
- создание и управление единым информационным пространством поддержки деловой активности и процессов управления архивной деятельностью;
- создание единой структуры хранения информационных ресурсов архива и единого окна доступа к ним;
- создание и управление внешними приложениями (включая Интернет-сайт архива) и взаимодействие с внешними АИС (включая межведомственное взаимодействие);
- повышение степени защиты (сохранности) информации;
- обеспечение регламентированного доступа к информации.
Информатизация (автоматизация) собственно архивной деятельности (блок основной деятельности) должна осуществляться по всем основным направлениям работ государственного архива, в том числе это:
- обеспечение и мониторинг сохранности документов;
- создание информационных ресурсов (включая оцифровку фондов и учетных документов архива);
- использование документов (включая автоматизацию работы читального зала, обеспечение удаленного доступа к информационным ресурсам и электронную коммерцию);
- межведомственное взаимодействие при оказании государственных услуг;
- освоение средств автоматизации архивного делопроизводства и документооборота, включая автоматизацию создания отчетных форм;
- взаимодействие с внешними информационными системами архивной отрасли (Фондовый каталог, Центральный фондовый каталог, Государственный реестр уникальных документов);
- обеспечение интеграционного взаимодействия с отраслевыми порталами, органами управления архивным делом субъектов Федерации и/или Федеральным архивным агентством (Росархив).
В целом информатизация (автоматизация) государственного архива призвана обеспечивать:
- руководство архива - информацией для планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа деятельности и управления архивом в целом;
- руководство и сотрудников архива - информацией для управления деловыми процессами, процессами планирования, координации подконтрольных функций, контроля затрат и целевого использования финансовых ресурсов;
- специалистов - эффективными инструментами для принятия оперативных решений, координации подконтрольных им функций и формирования отчетной информации по основной деятельности.
Особенностями такой системы будет являться:
- комплексность охвата функций основной архивной деятельности и функций управления;
- повышенная упорядоченность деловых процессов;
- унификация исполнения типовых процедур;
- возможность локальной установки и внедрения отдельных частей системы;
- адаптивность функциональной и инструментальной структуры системы к особенностям решаемых задач;
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей