2.1.3.1. Общие положения

В рамках данного раздела описан примерный набор подсистем и модулей, обеспечивающих осуществление основной деятельности государственного архива и сформированный на основе группировки видов работ по всем основным направлениям деятельности архива: комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (Таблица 3).

Для каждой из подсистем (модулей) описаны общие задачи, для решения которых она предназначена. Конкретизация и уточнение задач с целью формирования Частных технических заданий на каждую подсистему (модуль) должны быть осуществлены в рамках выполнения работ по развитию государственной информационной системы (единой автоматизированной информационной системы <17>) "Архивный фонд" - "Фондовый каталог" - "Центральный фондовый каталог". Необходимо также отметить, что практическое технологическое проектирование и программная реализация перечисленных видов работ и процессов может привести к сокращению числа модулей и/или представлению части функций в виде отдельных сервисов.

--------------------------------

<17> История проектирования, разработки и внедрения ЕАИС изложена в "Справке об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации". Опубликовано 22.02.2012. [Электронный ресурс.]//Федеральное архивное агентство. URL: http://archives.ru/reporting/spravka_avtomatization_2012.shtml. Дата обращения: 22.11.2014.

В настоящий момент в государственных архивах Российской Федерации применяется базовый программный комплекс "Архивный фонд". Ниже перечислены его основные функциональные возможности:

- ведение в федеральных архивных учреждениях, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах автоматизированного государственного учета архивных документов на уровнях архива, архивного фонда, архивной описи, единицы хранения (единицы учета), документа;

- формирование статистических отчетов и справок о составе и содержании архивных фондов;

- формирование отчетной документации по государственному учету архивных документов;

- возможность систематизации данных по различным критериям и многопараметрический поиск информации;

- информационное сопряжение с существующими основными архивными информационными ресурсами, созданными с использованием баз данных (программные комплексы "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог", архивные справочники различных типов и видов и т.д.);

- частично реализованные возможности по обслуживанию таких прикладных задач как: комплектование, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, учет физическо-химической сохранности документов; мониторинг приема, выбытия, выдачи дел во временное пользование, проверка наличия, розыск отсутствующих единиц хранения, топографирование и т.п.

- возможность работы как в сетевом, так и в автономном режимах (на одном компьютере).

Описанный и реализованный функционал ПК АФ дает возможность рассматривать этот программный комплекс в качестве своеобразной идеологической платформы <18> для создания комплекса взаимосвязанных систем (модулей), предназначенных для автоматизации основных процедур архивной деятельности. Модули комплекса будут взаимодействовать между собой на основе единых унифицированных справочников, а одним из общих сервисов единого комплекса будет автоматизированное формирование вторичной архивной документации и отчетных форм, предусмотренных "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других государственных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", М., 2007 г., а также аналитических отчетов на основе данных, содержащихся в информационных системах.

--------------------------------

<18> Вполне возможно, что в ходе запланированных работ по модернизации ПК АФ будет признано целесообразным выбрать и использовать в целях оптимизации и развития отраслевого программного комплекса одну из уже существующих ECM-систем (англ. Enterprise content management - системы управления, хранения, обработки, доставки и использования корпоративного информационного контента (документов и других типов контента). В состав подобных систем входят следующие функциональные модули:

- Системы электронного документооборота с широким функционалом осуществления поиска документов и формирования аналитических отчетов;

- Системы текущего архива организации;

- Система автоматизации процесса ведения совещаний, контроля исполнения решений (работа коллегиальных органов), и др. системы, функционал которых может повторять функционал ERP-систем).

Средства аналитики, предусмотренные в программной платформе, обеспечат осуществление преобразования, хранения, анализа, моделирования и доставку информации в ходе работы над типовыми задачами, связанными с основной архивной деятельностью, а также и дадут возможность:

- осуществлять построение аналитических отчетов по различным срезам в заданном периоде;

- анализировать показатели на разных уровнях иерархии, агрегируя и детализируя данные в режиме реального времени;

- проводить сравнительный анализ отчетов за аналогичный период разных лет, выявляя закономерности развития в разные календарные периоды и определяя влияние внешних факторов на ключевые показатели деятельности;

- формировать отчеты по ключевым направлениям деятельности в долгосрочном периоде и прогнозировать развитие событий.