2.3.2. Критерии выбора программного обеспечения

Учитывая современную российскую тенденцию к импортозамещению, не рекомендуется использование зарубежного программного обеспечения.

В этом случае необходимо сформировать ряд критериев, которыми следует руководствоваться при подборе программного обеспечения для той или иной подсистемы (модуля):

- подсистема должна обеспечивать реализацию процессов и процедур, которые существуют либо должны существовать (оптимальны для конкретного государственного архива);

- подсистема должна давать руководителю возможность получать оперативную информацию в объеме, достаточном для принятия оперативных решений;

- в подсистемах среднего уровня и выше должны присутствовать надежные программы защиты данных и функции распределения прав доступа;

- изменение в одной части подсистемы должны автоматически изменить показатели в других ее разделах; это свойство подсистемы принято называть интегрируемостью;

- в подсистеме должны быть заложены процедуры контроля, сводящие ошибки к минимуму;

- подсистема должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения в том или ином файле, и какая запись была до этих изменений;

- подсистема должна быть легка в обучении и использовании (дружественна), чтобы рядовой сотрудник мог научиться выполнять свои обязанности при ее помощи за максимально короткое время;

- в подсистеме должна быть заложена возможность без помощи программиста редактировать все необходимые отчеты и документы, менять их форму и создавать собственные форматы.