4. Составление описей дел

4.1. На дела, подготовленные для передачи в Архив, после их оформления составляются описи дел раздельно по каждому году. На дела постоянного и временного хранения, на личные дела описи составляются отдельно.

4.2. Перед внесением дел в опись проверяется соответствие количества оформленных дел для сдачи в Архив количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску.

На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения центрального аппарата Росреестра и передается вместе с описью в Архив.

4.3. Описи дел составляются в двух экземплярах сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

4.4. Описи дел составляются по установленной форме (Приложение N 4 к настоящему Порядку) с соблюдением следующих требований:

дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, и если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

порядок нумерации дел в описи - валовый (последовательный) за несколько лет.

4.5. Номер описи устанавливается Архивом.

4.6. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, фамилии, инициалов и утверждается начальником структурного подразделения.

4.7. Ниже подписи составителя указываются ответственные лица, сдавшие и принявшие дела в Архив.