2. Порядок регистрации входящей корреспонденции в СЭДО-Р

2.1. Прием и регистрация входящих документов в Росимуществе на бумажном носителе и в электронной форме (в том числе поступающих по системе МЭДО, через МВ-портал, Портал государственных услуг, раздел "Общественная приемная" официального сайта Росимущества и на официальный электронный адрес Росимущества) осуществляются централизованно группой входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами (далее - группа входящей корреспонденции) с использованием СЭДО-Р.

2.2. Прием документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии в СЭДО-Р:

2.2.1. По документам, поступившим из МВ-портала, после их регистрации или отказа в регистрации (с указанием причины) направляется соответствующее уведомление куратору АО или ФГУП в соответствии со сведениями ФГИАС ЕСУГИ.

Электронные документы территориальных органов Росимущества поступают в СЭДО-Р в виде регистрационных карт исходящих документов территориальных органов с прикрепленными файлами документов, заверенных ЭП.

Электронные документы иных систем электронного документооборота поступают на машинном носителе информации в виде файлов, подписанных ЭП, для последующего присоединения этих файлов к регистрационным картам документов СЭДО-Р.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций уполномоченным работником группы входящей корреспонденции осуществляется проверка наличия и подлинности ЭП.

Отсутствие ЭП в электронных документах, за исключением обращений граждан, служит основанием считать документ не подлежащим регистрации из-за отсутствия одного из основных реквизитов.

Документы, получаемые из внешних систем электронного документооборота, ЭП которых не может быть подтверждена из вычислительной сети Росимущества, приравниваются к документам, поступившим по электронной почте без ЭП. Решение о принятии такого документа в обработку принимается на основании Инструкции по делопроизводству Росимущества.

2.2.2. Документы, поступившие по электронной почте, подписываются ЭП оператора абонентского пункта (далее - АП) с целью подтверждения аутентичности текста документа электронному документу, полученному по электронной почте, и регистрируются непосредственно на рабочем месте оператора АП.

2.2.3. Документы на бумажном носителе проходят первичную обработку (приемка, вскрытие упаковок и конвертов, проверка правильности доставки (адрес), полноты оформления и комплектности документа), предварительное рассмотрение и распределение, а затем передаются на участок сканирования группы входящей корреспонденции.

При этом выявляются документы, не подлежащие регистрации, осуществляется распределение на документы, требующие рассмотрения руководителем Росимущества, и документы, подлежащие передаче на рассмотрение заместителями руководителя Росимущества либо непосредственно в структурные подразделения Росимущества.

Корреспонденция, поступившая из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и Минэкономразвития России, проходит первичную обработку, сканирование и регистрацию отдельно от остальной корреспонденции на участке регистрации "правительственной почты" группы входящей корреспонденции.

2.3. Сканирование документов на бумажных носителях.

2.3.1. На участке сканирования на первый лист поступившего документа наносится штрих-код, напечатанный на термочувствительной бумаге с использованием принтера штрих-кодов, и входящий номер документа (в любой последовательности).

2.3.2. Подготовленный к сканированию документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующее устройство первым.

2.3.3. Документы формата А4, не имеющие опечатанной сшивки, расшиваются и пакетами по несколько документов общим объемом до 200 листов в пакете помещаются в потоковый сканер и после сканирования сшиваются вновь.

2.3.4. В процессе сканирования получается электронный образ документов, поступивших в Росимущество на бумажном носителе.

2.3.5. Штрих-код документа считывается специальным устройством, распознается и позволяет идентифицировать документ. В соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов в базе данных СЭДО-Р.

2.3.6. Включение электронного образа документа в СЭДО-Р возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа входящей корреспонденции Управления делами, выполняющего данную процедуру.

2.3.7. Не подлежат сканированию следующие документы:

- содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования";

- содержащие кадровую информацию, в том числе о государственных гражданских служащих Росимущества;

- первичные учетные документы бюджетного учета, указанные в графике документооборота к Учетной политике Росимущества;

- прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (свыше 15 листов);

- объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.) свыше 50 листов;

- оформленные на листах иного, кроме А4, формата;

- оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/кв. м или более 120 г/кв. м).

2.4. Регистрация документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии.

2.4.1. Основой построения СЭДО-Р является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

2.4.2. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и распределения.

2.4.3. При регистрации документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, в СЭДО-Р вносятся сведения, включенные в Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:

1) адресант (корреспондент, отправитель - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина);

2) адресат (указывается наименование организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ);

3) должность, фамилия и инициалы лица - автора документа;

4) вид документа;

5) дата документа (проставляется число, присвоенное организацией - автором документа);

6) номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа);

7) дата поступления документа;

8) входящий номер документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа;

10) наименование либо аннотация документа;

11) индекс дела;

12) сведения о переадресации документа;

13) количество листов основного документа;

14) количество приложений;

15) общее количество листов приложений;

16) указания по исполнению документа (резолюция);

17) должность, фамилия и инициалы исполнителя;

18) отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу).

2.4.4. В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения (включение в СЭДО-Р дополнительных сведений о документах: наименование автора документа, если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа, экземпляр N - для документа с отметкой "ДСП", отметка о переносе срока исполнения документа, связки с другими документами, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.), так и в сторону сокращения в установленном порядке.

2.4.5. Работник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО-Р, - регистратор - заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней текст документа, заверенный ЭП файл документа MS Office или электронный образ поступившего документа, заверенный ЭП, и выполняет первичную переметку с учетом отметки лица, проводившего первичное рассмотрение, при отсутствии отметки - по адресату.

2.4.6. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

2.4.7. В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

2.5. Передача документов.

Документы, обрабатываемые по безбумажной технологии, включаются в общий реестр передачи документов.

2.5.1. Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными документами или электронными образами документов, поступивших на бумажных носителях, подлежащими рассмотрению руководителем Росимущества, посредством технологий СЭДО-Р направляются в группу подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами (далее - группа подготовки резолюций), остальные - в секретариаты соответствующих заместителей руководителя Росимущества и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества в соответствии с произведенным ранее распределением.

2.5.2. Документы на бумажном носителе, указанные в п. 2.3.7 настоящего Регламента, а также иные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации (в том числе связанные с финансированием, а также финансовая и бюджетная отчетность), передаются группой входящей корреспонденции Управления делами по реестрам установленного образца по аналогичным маршрутам в секретариаты заместителей руководителя Росимущества, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Росимущества.

Остальные зарегистрированные документы, поступившие на бумажном носителе, после сканирования формируются в дела для передачи в отдел оперативного хранения документов.