1. Общие положения

1.1. Регламент безбумажного документооборота в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Регламент) определяет порядок использования Системы электронного документооборота Росимущества (СЭДО-Р) при организации делопроизводства в Росимуществе и его территориальных органах, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и электронной отправки, а также специфических функций по применению электронной подписи.

1.2. Настоящий Регламент является временным и действует до полномасштабного внедрения СЭДО-Р в центральном аппарате Росимущества и во всех территориальных органах Росимущества, а также их технического дооснащения.

1.3. Настоящий Регламент является дополнением к действующей Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденной Приказом Росимущества от 22 июня 2009 г. N 178 (далее - Инструкция), а также к Порядку организации контроля исполнения документов в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденному Приказом Росимущества от 9 февраля 2010 г. N 21, Регламенту Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденному Приказом Росимущества от 11 августа 2010 г. N 219.

Организация делопроизводства в Росимуществе с использованием СЭДО-Р осуществляется Управлением делами при технической поддержке Управления материально-технического обеспечения и государственного заказа.

СЭДО-Р должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.5. Настоящий Регламент разработан в соответствии с требованиями следующих нормативных, организационно-распорядительных и технических документов:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (1 ч.), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; 2010, N 31, ст. 4173; 2010, N 31, ст. 4196; 2010, N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; 2011, N 31, ст. 4701);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; 2011, N 27, ст. 3873; 2011, N 27, ст. 3880; 2011, N 29, ст. 4291; 2011, N 30 (ч. 1), ст. 4587; 2011, N 49 (ч. 5), ст. 7061);

- Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах безопасности персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 48 (2 ч.), ст. 6001);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614);

- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р "Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1151);

- Совместный Приказ ФСТЭК России, ФСБ России и Мининформсвязи России от 13 февраля 2008 г. N 55/86/20 "Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных" (зарегистрировано в Минюсте России 3 апреля 2008 г. N 11462) ("Российская газета", N 80, 12 апреля 2008 г.);

- Приказ Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (зарегистрировано в Минюсте России 15 ноября 2011 г. N 22304) ("Российская газета", 21 ноября 2011 г., N 261);

- Типовые требования по организации и обеспечению функционирования шифровальных (криптографических) средств, предназначенных для защиты информации, не составляющей государственной тайны, в случае их использования в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденные руководством 8 Центра ФСБ России 21 февраля 2008 г. N 149/6/6-622;

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК);

- Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД);

- Инструкция об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденная Приказом Федерального агентства правительственной связи и информации (ФАПСИ) при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. N 152 (зарегистрировано в Минюсте России 6 августа 2001 г. N 2848) ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2001, N 34);

- Регламент Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденный Приказом Росимущества от 11 августа 2010 г. N 219 (зарегистрировано в Минюсте России 23 сентября 2010 г. N 18517);

- Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденная Приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22 июня 2009 г. N 178;

- Приказ Росимущества от 30 июня 2011 г. N 231 "Об утверждении Перечня документов Федерального агентства по управлению государственным имуществом, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";

- Технические требования к организации взаимодействия системы Межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти ПП 02-10-2009 N 1403-р.

1.6. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

- администратор СЭДО-Р - работник Росимущества, отвечающий за эксплуатацию системы;

- аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Росимущества;

- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Росимуществе;

- документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Росимущества;

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Росимуществе, с указанием сроков их хранения;

- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

- пользователи - работники Росимущества, имеющие доступ к СЭДО-Р, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

- прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

- регистраторы - пользователи СЭДО-Р, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники Управления делами, работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росимущества);

- регистрация документа - присвоение регистратором документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в регистрационную карточку;

- резолюция (указание по исполнению) - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате создания резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

- система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- сканирование документа - получение электронного образа документа;

- служба делопроизводства - структурное подразделение Росимущества, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (Управление делами), а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росимущества;

- удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи";

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

- электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО-Р;

- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;

- электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.7. Перечень используемых сокращений:

- АП - абонентский пункт;

- МВ-портал - межведомственный портал взаимодействия федеральных органов исполнительной власти по вопросам управления открытыми акционерными обществами, акции которых находятся в федеральной собственности, и федеральными государственными унитарными предприятиями;

- МЭДО - система межведомственного электронного документооборота, внедряемая в федеральных властных структурах во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754;

- СЭДО МЭР - система электронного документооборота Минэкономразвития;

- СЭДО-Р - система электронного документооборота Росимущества;

- ФК - Федеральное казначейство (Казначейство России);

- ЭП - электронная подпись.

1.8. В Росимуществе создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО-Р, определяется руководителем Росимущества или лицом, исполняющим его обязанности, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, согласован с Росархивом и утвержден Приказом Росимущества от 30 июня 2011 г. N 231 (далее - Перечень).

1.9. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО-Р, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

СЭДО-Р реализует безбумажные технологии обработки и обмена электронными документами на протяжении всего жизненного цикла документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, а также его хранение и использование в текущей деятельности вплоть до уничтожения в связи с истечением установленного срока хранения.

Для осуществления обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, работникам Росимущества производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО-Р.

1.10. Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии в СЭДО-Р и заверенные ЭП, являются юридически значимыми: электронный документ, подписанный ЭП в СЭДО-Р <1>, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

--------------------------------

<1> Подписание и согласование ЭП исходящих документов осуществляется только в клиенте Lotus Notes.

1.11. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.12. Подписание электронных документов ЭП осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - электронных носителей ЭП (token).

1.13. Обработке по безбумажной технологии подлежат следующие документы:

- документы из внешних систем электронного документооборота (МЭДО, СЭДО МЭР, МВ-портал, ФК, территориальных органов Росимущества и др.);

- документы, поступившие по электронной почте;

- документы на бумажных носителях, за исключением бумажных документов, не подлежащих сканированию согласно п. 2.3.7 настоящего Регламента, и иных документов в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, в том числе документов первичного бухгалтерского учета <2>.

--------------------------------

<2> Порядок работы с бухгалтерскими документами регламентируется законодательством и другими нормативно-методическими документами по бухгалтерскому учету.

1.14. Настоящий Регламент является обязательным для исполнения всеми работниками центрального аппарата Росимущества и его территориальных органов, которые являются участниками электронного обмена и обеспечены средствами ЭП.

Работники Росимущества (пользователи СЭДО-Р) обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭДО-Р, иметь навыки работы с СЭДО-Р и соблюдать настоящий Регламент.