II. Функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами и в пределах, установленных настоящим Положением, осуществляет следующие функции:

2.1. Организует и обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства в Агентстве с применением автоматизированных систем учета и регистрации документов, готовит предложения по ее совершенствованию.

2.2. В пределах своей компетенции принимает участие в рассмотрении проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, представленных федеральными органами исполнительной власти в Агентство на согласование.

2.3. Осуществляет методическое руководство по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Агентства, своевременности передачи законченных делопроизводством документов в архив и на государственное хранение.

2.4. Разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству Агентства либо участвует в разработке инструктивных и методических документов, информационных писем Агентства по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2.5. Участвует в подготовке проектов приказов по вопросам, относящимся к компетенции Управления, разъяснений для структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов по вопросам организации делопроизводства и архивного дела.

2.6. Согласовывает проекты методических рекомендаций, инструктивных, информационных и иных писем, подготовленных другими структурными подразделениями центрального аппарата Агентства, содержащих разъяснения по вопросам организации делопроизводства, архивного дела, порядку рассмотрения обращений граждан Российской Федерации.

2.7. В пределах своей компетенции рассматривает обращения федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, территориальных органов Агентства, подведомственных организаций, иных организаций и граждан, принимает по ним решения и направляет заявителям ответы в установленные законодательством Российской Федерации сроки.

2.8. В порядке, установленном действующим законодательством и локальными нормативными актами Агентства, взаимодействует с федеральными органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

2.9. Принимает участие в создании и работе соответствующих совещательных и экспертных органов (советов, комиссий, групп, коллегий).

2.10. По поручению Руководителя Агентства проводит проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Агентства.

2.11. Разрабатывает образцы бланков управленческой документации Агентства, обеспечивает их учет, выдачу структурным подразделениям и контроль их использования.

2.12. Осуществляет контроль соответствия оформления распорядительных актов, исходящих и внутренних документов Агентства установленным требованиям инструкции по делопроизводству в Агентстве, а также определяет порядок представления согласованных проектов документов для доклада Руководителю Агентства.

2.13. Ежегодно разрабатывает и ведет сводную номенклатуру дел Агентства, оказывает методическую помощь в составлении и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений Агентства.

2.14. Осуществляет контроль исполнения структурными подразделениями центрального аппарата Агентства документов, поступающих из вышестоящих органов, других организаций и учреждений, нормативных актов, судебных актов и поручений руководства Агентства.

2.15. Организует проверки исполнения структурными подразделениями центрального аппарата и территориальными органами Агентства контрольных поручений, запрашивает информацию о ходе их исполнения и причинах неисполнения в установленный срок.

2.16. Еженедельно представляет Руководителю Агентства информацию об исполнении структурными подразделениями центрального аппарата поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации и поручений Руководителя Агентства. Готовит аналитические материалы по исполнительской дисциплине структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Агентства, а также материалы к совещаниям в Минэкономразвития по вопросам исполнительской дисциплины.

2.17. Осуществляет регистрацию, учет и направление поступающих обращений граждан по принадлежности на рассмотрение в структурные подразделения Агентства, а также передачу на рассмотрение в структурные подразделения центрального аппарата и территориальные органы Агентства обращений граждан и жалоб в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2.18. Запрашивает сведения об исполнении, причинах неисполнения территориальными органами Агентства поручений руководства Агентства по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2.19. Осуществляет информационно-справочную работу по входящей, исходящей корреспонденции и документам, поступившим на архивное хранение.

2.20. Формирует в дела исходящие документы, подписанные Руководителем Агентства и его заместителями, обеспечивает их сохранность и подготовку законченных делопроизводством документов к последующей передаче на хранение в архив Агентства.

2.21. Готовит предложения по составу центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) по вопросам организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив, организует работу ЦЭК, координирует работу экспертных комиссий территориальных органов Агентства.

2.22. Осуществляет прием на архивное хранение законченных делопроизводством документов структурных подразделений центрального аппарата Агентства.

2.23. Организует использование архивных документов, их упорядочение и подготовку документов постоянного хранения к передаче в установленном порядке на государственное хранение, составление годовых разделов описей дел Агентства постоянного хранения и дел по личному составу, исторической справки об Агентстве и его архивном фонде.

2.24. Разрабатывает конкурсную документацию на заключение государственных контрактов со специализированными организациями на архивную обработку документов Агентства.

2.25. Принимает участие в работе комиссий по размещению Агентством государственных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, на проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ для государственных нужд, а также для обеспечения нужд Агентства.

2.26. Организует работу секретариатов руководителя Агентства и его заместителей.

2.27. Планирует, организует и обеспечивает проведение протокольных мероприятий с участием руководства Агентства, обеспечивает соблюдение норм государственного и международного протокола в Агентстве.

2.28. Планирует, согласовывает и организует в порядке, установленном действующим законодательством осуществление деловых связей и контактов Агентства с зарубежными государственными, общественными и коммерческими организациями.

2.29. Организует и планирует зарубежные командировки представителей Агентства, согласовывает с российскими и зарубежными профильными ведомствами программы пребывания, исполняет необходимые паспортно-визовые формальности, при необходимости сопровождает командируемые за рубеж делегации, а также планирует, согласовывает и организует прием иностранных представителей, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Агентства.

2.30. Участвует для организации протокольного обслуживания и перевода иностранных языков во встречах и переговорах руководителей и уполномоченных работников Агентства с представителями иностранных государств.

2.31. Выступает с инициативой о размещении государственного заказа по закупке услуг по официальному переводу документов, составленных на иностранных языках. Разрабатывает соответствующие проекты конкурсной документации, государственных контрактов и договоров. Принимает участие в работе комиссий по размещению Агентством соответствующих государственных заказов.

2.32. Привлекает по согласованию с руководством Агентства к работе на общественной основе научно-исследовательские организации, ученых и специалистов, профессиональных переводчиков, переводчиков-синхронистов, в том числе с редких иностранных языков.

2.33. Осуществляет учет, хранение и получение служебных заграничных паспортов руководства и работников Агентства.

2.34. В порядке, установленном локальными нормативными актами Агентства, взаимодействует с другими подразделениями Агентства по вопросам материально-технического, информационного и другого обеспечения протокольных мероприятий, вносит предложения по их планированию и совершенствованию протокольного обеспечения деятельности Агентства.

2.35. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию структуры Агентства и штатного расписания.

2.36. В рамках компетенции участвует в разработке проектов годовых планов работы Агентства, докладов о результатах и основных направлениях деятельности Агентства и иных документов, связанных с организацией и осуществлением обеспечения деятельности Агентства, его территориальных органов и подведомственных организаций.

2.37. Управление также осуществляет иные функции в соответствии с актами Агентства, поручениями Руководителя Агентства.