Регистрация входящих документов

48. Документы, поступающие в Министерство, регистрируются Департаментом управления делами и контроля в суточный срок, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы, имеющие отметки о срочности или содержащие срочную информацию, регистрируются незамедлительно.

49. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки входящего документа в СЭД.

50. Регистрационный номер входящего документа соответствует номеру электронной регистрационной карточки и состоит из индекса вида входящей корреспонденции (1 - правительственная корреспонденция, 2 - ведомственная корреспонденция, 3 - письменные обращения граждан, 4 - неконтрольная корреспонденция, зарегистрированная в Отделе ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля, 7 - корреспонденция Федерального Собрания Российской Федерации) и порядкового номера входящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года, например:

1-1318, где:

1 - индекс входящей правительственной корреспонденции;

1318 - порядковый номер входящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года.

51. К электронной регистрационной карточке входящего документа прикрепляется электронная копия документа или электронный документ, который является ее составной частью.

Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам входящих документов электронные копии следующих документов:

абзац утратил силу. - Приказ Минфина России от 01.06.2021 N 248;

содержащие персональные данные <2>;

нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);

неформатные и другие объемные документы (книги, журналы, бюллетени, открытки, CD-диски, flash-накопители, сброшюрованные материалы и тому подобное).

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

В электронной регистрационной карточке входящего документа отражаются связи входящего документа с другими документами, на которые в нем даны ссылки (при наличии).

52. Документы, поступающие в Министерство по системе МЭДО, направляются на регистрацию в СЭД автоматически. При формировании электронной регистрационной карточки входящего документа, поступившего по системе МЭДО, реквизиты, содержащиеся в соответствующем электронном сообщении, используются для автоматического заполнения полей электронной регистрационной карточки входящего документа.

53. По итогам регистрации документа, поступившего по системе МЭДО, отправителю автоматически направляется уведомление о регистрации входящего документа либо об отказе в регистрации входящего документа.

54. После регистрации на входящих документах, поступивших на бумажных носителях, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит дату и регистрационный номер документа. При постановке документа на контроль в регистрационном штампе также указывается слово "Контроль" и срок исполнения документа.

55. При регистрации входящих электронных документов регистрационный штамп на документе не проставляется. Вся информация о дате регистрации, регистрационном номере документа, постановке документа на контроль и сроке исполнения документа указывается только в электронной регистрационной карточке входящего документа.