|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
90.
|
Типовые и примерные номенклатуры дел:
|
|
|
|
|
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения;
|
Пост.
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
б) присланные для сведения
|
ДЗН
|
ДЗН
|
ДЗН
|
ДЗН
|
ДЗН
|
|
91.
|
Номенклатуры дел организаций
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Присланные для сведения - до минования надобности
|
|
92.
|
Номенклатуры дел структурных подразделений организации
|
До замены новыми, но не менее 3 л. после передачи дел в архив организации или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
|
|
|
93.
|
Перечни документов со сроками хранения:
|
|
|
|
|
|
|
|
а) разработанные и утвержденные МЧС России;
|
Пост.
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> После замены новыми
|
|
б) разработанные другими федеральными органами исполнительной власти
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
|
94.
|
Классификаторы дел и документов:
|
|
|
|
|
|
|
|
а) по месту разработки и утверждения;
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
б) в других организациях
|
ДЗН
|
ДЗН
|
ДЗН
|
ДЗН
|
ДЗН
|
|
95.
|
Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> После утверждения
|
|
96.
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, отчеты и др.) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения, об исполненных документах, поставленных на контроль
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
<1> После снятия с контроля
|
|
97.
|
Списки адресов рассылки документов
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> После замены новыми
|
|
98.
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
99.
|
Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
100.
|
Паспорта информатизации организации
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
101.
|
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
|
|
102.
|
Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
103.
|
Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
|
|
104.
|
Договоры о проектировании, разработке, внедрении и эксплуатации автоматизированных систем и программных продуктов
|
5 л. <1> ЭПК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
<1> После истечения срока действия договора
|
|
105.
|
Базы данных информационных систем
|
В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
|
|
|
106.
|
Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> После замены новыми
|
|
107.
|
Договоры, соглашения об информационном обмене
|
5 л. <1> ЭПК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
5 л. <1> ЦЭК
|
<1> После истечения срока действия договора
|
|
108.
|
Сертификаты ключа электронной цифровой подписи (ЭЦП)
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей
|
|
109.
|
Документы (заявления об изготовлении ключа ЭЦП и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа ЭЦП и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи
|
15 л. <1> ЭПК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
<1> После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа ЭЦП и истечения установленного законодательством срока исковой давности
|
|
110.
|
Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
|
|
111.
|
Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи
|
15 л. <1> ЭПК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
15 л. <1> ЦЭК
|
<1> После истечения срока действия договора
|
|
112.
|
Переписка о сертификатах ключа подписи
|
15 л. ЭПК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
|
|
113.
|
Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
|
|
114.
|
Реестры уполномоченных лиц - владельцев сертификатов ключа подписи
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
115.
|
Документы (заявки и уведомления о регистрации и внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью ЭЦП) о регистрации уполномоченных лиц организации в Реестре уполномоченных лиц организаций-владельцев сертификатов ключа подписи
|
15 л. <1>
|
15 л. <1>
|
15 л. <1>
|
15 л. <1>
|
15 л. <1>
|
<1> После исключения уполномоченного лица организации-владельца сертификата ключа подписи из реестра
|
|
116.
|
Заявления на подтверждение ЭЦП в электронном документе и ЭЦП уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
|
|
117.
|
Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи
|
15 л. ЭПК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
|
|
118.
|
Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами ЭЦП
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
119.
|
Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств ЭЦП
|
15 л. ЭПК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
15 л. ЦЭК
|
|
|
120.
|
Договоры, соглашения с архивными органами и учреждениями по вопросам архивного дела и делопроизводства
|
5 л. <2> ЭПК
|
5 л. <2> ЦЭК
|
5 л. <2> ЦЭК
|
5 л. <2> ЦЭК
|
5 л. <2> ЦЭК
|
<1> Договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве - Пост.
<2> После истечения срока действия договора
|
|
121.
|
Переписка с архивными органами и учреждениями по организационным и методическим вопросам
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
|
|
122.
|
Документы (акты, справки, переписка и др.) о проверке состояния архивной работы и организации документов в делопроизводстве
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
|
|
123.
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивной работы
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
5 л. ЦЭК
|
|
|
124.
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
125.
|
Книги, журналы, карточки регистрации, учета и контроля, базы данных:
|
|
|
|
|
|
<1> На хранение в Центральный архив МЧС России передаются, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
<2> После уничтожения документов
<3> После окончания срока действия последнего договора, соглашения
<4> После перерегистрации в новом журнале
|
|
а) распорядительных и нормативных документов организации по основной (профильной) деятельности;
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
|
б) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте; отправлений почты фельдъегерской связью;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
в) обращений граждан;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
г) телеграмм, телефонограмм, факсов;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
д) контроля исполнения документов;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
е) фотофонодокументов, видеодокументов;
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
|
ж) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
з) внутренних документов (рапортов, планов, докладных записок и др.);
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
и) журналы учета распорядительных документов вышестоящих и других организаций;
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
|
к) журналы учета договоров, соглашений о взаимодействии с организациями по основным вопросам деятельности;
|
5 л. <3> ЭПК
|
5 л. <3> ЦЭК
|
5 л. <3> ЦЭК
|
5 л. <3> ЦЭК
|
5 л. <3> ЦЭК
|
|
л) журнал учета служебных изданий;
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
|
м) книга инвентарного учета документов
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
3 г. <4>
|
|
126.
|
Книги, журналы учета:
|
|
|
|
|
|
<1> После списания. При условии завершения проверки (ревизии)
<2> После замены пароля
<3> После замены ключа
|
|
а) электронных носителей
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
|
б) выдачи электронных дисков
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
|
в) паролей
|
5 л. <2>
|
5 л. <2>
|
5 л. <2>
|
5 л. <2>
|
5 л. <2>
|
|
г) ключевых носителей
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
|
д) сертификатов электронных цифровых подписей
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
5 л. <3>
|
|
е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
ж) копирования баз данных
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
|
з) технических средств защиты
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
|
127.
|
Журнал учета доведения (объявления) документов до личного состава организации
|
-
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
128.
|
Журнал учета инструктажа по вопросам делопроизводства и организации работы с документами
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
129.
|
Документы (журналы, книги, листы, сводки и др.) учета:
|
|
|
|
|
|
<1> После возвращения последнего дела
|
|
а) приема посетителей;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
б) рассылки документов;
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
|
в) бланков строгой отчетности, применяемых в делопроизводстве;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
г) выдачи дел во временное пользование;
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
|
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
ж) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
130.
|
Наряды на размножение документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
131.
|
Переписка об изготовлении и учете бланков строгой отчетности
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
132.
|
Акты о выделении к уничтожению:
|
|
|
|
|
|
|
|
а) дел, законченных делопроизводством, с истекшими сроками хранения;
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
б) документов с истекшими сроками хранения;
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост,
|
|
в) бланков строгой отчетности, применяемых в делопроизводстве
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
133.
|
Журналы учета актов о выделении к уничтожению дел и документов
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
134.
|
Приемо-сдаточные акты, составленные при смене ответственных за делопроизводство и архив
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
<1> После смены ответственного за делопроизводство и архив
|
|
135.
|
Паспорт архива
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
136.
|
Списки фондов
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост. <1>
|
<1> В Центральном архиве МЧС России
|
|
137.
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения к уничтожению, утратах и повреждениях архивных дел и документов и др.)
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> На в Центральный архив МЧС России передается при ликвидации организации
|
|
138.
|
Описи дел:
|
|
|
|
|
|
<1> Неутвержденные - до минования надобности
<2> После уничтожения дел
<3> После утверждения ЭПК (ЦЭК) сводного годового раздела описей
|
|
а) постоянного хранения
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
|
б) по личному составу
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
в) временного хранения
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
|
г) структурных подразделений
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
|
139.
|
Реестры описей дел
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Хранятся в организациях до ликвидации
|
|
140.
|
Описи и акты на дела, выбывшие из архива организации
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Хранятся в организациях до ликвидации
|
|
141.
|
Книги регистрации актов на дела, выбывшие из архива организации
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Хранятся в организациях до ликвидации
|
|
142.
|
Книги учета поступивших и выбывших архивных дел
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Хранятся в организациях до ликвидации
|
|
143.
|
Топографические указатели
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
<1> После замены новыми
|
|
144.
|
Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов (изъятия дел, документов), описей во временное пользование
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> После возвращения дел (документов). Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - Пост.
|
|
145.
|
Переписка о возврате дел (документов), выданных во временное пользование
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
146.
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
|
10 л. ЭПК
|
10 л. ЦЭК
|
10 л. ЦЭК
|
10 л. ЦЭК
|
10 л. ЦЭК
|
|
|
147.
|
Книги, журналы, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
148.
|
Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|