Приложение N 40. Термины в области документационного обеспечения управления и их определения

Приложение N 40

к п. 3.1.6

(справочное)

ТЕРМИНЫ

В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт - обобщенное наименование официальных документов (например, законодательный акт, правовой акт) либо документ, составленный несколькими лицами (членами комиссии) и подтверждающий установленные факты и события (например, акт ревизии, акт приема-передачи дел).

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого использования.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.

Доверенность - документ, дающий полномочия указанному в нем лицу на выполнение определенных действий от имени доверителя.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и иногда предназначенный для прочтения перед аудиторией.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю подразделения или учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

Документационное обеспечение управления - комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций. Документационное обеспечение управления включает также комплекс работ с готовыми документами, созданными данным органом, организацией, учреждением, и документами, полученными извне (прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, предархивная обработка, использование документов и их хранение).

Документирование управленческой деятельности - совокупность процессов по созданию и обработке всех видов документов, отражающих деятельность органа, организации, учреждения. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документооборот - движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Должностной регламент - документ, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Инструкция - документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Объяснительная записка - письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельств.

Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для коммуникации между организациями, а также физическими лицами.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, сроки реализации, исполнителей.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и др.).

Положение - документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.

Принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях реализации ее основных и оперативных задач.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем организации или ее подразделения в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Решение - правовой акт, принимаемый по наиболее важным вопросам компетенции организации.

Служебная записка - документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав - правовой акт, определяющий наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержащий другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.