Приложение N 24. Общие требования к оформлению документов

Приложение N 24

к п. 2.8.5.1

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ <*>

--------------------------------

<*> Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы "о чем (о ком)?", "чего (кого)?", например: "О выделении...", "Об изменении...", "Об отмене...", "Об организации...", "О создании..." и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структурных элементов.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Абзацный отступ и концевая строка

Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку абзаца начинают с отступа. В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть строго одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например в перечислениях с нумерацией, где абзацный отступ сохраняется у наибольшего по количеству цифр номера, а у номеров с меньшим количеством цифр отступ увеличивается.

Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными, т.е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако отдельные концевые строки могут быть полностью заняты текстом.

Длина концевой строки должна быть в полтора-два раза больше абзацного отступа, т.е. содержать не менее 5 - 7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отредактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).

Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все концевые строки должны быть неполными.

Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа "и т.д." или из цифр с сокращениями вида "15 кг".

Окончания текстовых строк и перенос слов

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений.

Не рекомендуется делать переносы более чем в четырех строках подряд.

Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этой рекомендации, следующие три-четыре строки не должны содержать переносов.

Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста.

Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Знаки препинания, скобки, черточки и кавычки

При вводе текста особые правила установлены для знаков препинания.

В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если они отделены от основного текста.

Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.

Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.

Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделяют от предшествующей и последующей цифр.

Точку с запятой (";"), двоеточие (":"), восклицательный ("!") и вопросительный ("?") знаки не отделяют от предшествующего символа.

Дефис никогда не отделяют от предшествующего и последующего символов, кроме случаев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.

Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении "от-до" от них не отделяют (например, интервал 45-60).

Скобки при вводе текста - круглые прямые, круглые курсивные и квадратные - никогда не отделяются от заключенных в них слов, а от слов за скобками отделяются обычными междусловными пробелами.

Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и многоточия), не отделяя их друг от друга.

В случае, когда текст в скобках заканчивается точкой как знаком сокращения, то ее обязательно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вторую точку. Например:

"Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (точкой, запятой, двоеточием и т.д.)."

Черточки, употребляемые при вводе текста, бывают трех типов.

Первый тип - это дефис, который употребляется в таких словах, как "когда-нибудь", то" и им подобных, а также в знаках переноса.

Второй тип - это знак тире. Он существенно шире дефиса: "-".

Третий тип - это знак минус. Этот знак меньше тире и располагается чуть ниже: "-". Он используется для представления отрицательных чисел и обозначения операции вычитания в математических формулах. Кроме того, рекомендуется использовать его между числами при представлении диапазона значений (например, "2001-2005 гг.", что лучше применения тире "2001 - 2005 гг.").

Кавычки от заключенных в них слов не отделяются.

В компьютерном наборе текста могут быть использованы различные виды кавычек.

В отечественной полиграфической практике принято использовать кавычки вида <<...>> и "..." (соответствующие символы набираются комбинациями клавиш Alt+0171, Alt+0187, Alt+0148). При этом наличие двух пар кавычек позволяет довольно просто и явно делать вложенные кавычки: издательство <<Издательский дом "Прометей">>.

Оформление абзаца

Внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или неполной концевой строкой;

Оформление абзаца подразумевает задание:

величины абзацного отступа;

величины отступов от границ листа;

типы выравнивания строк;

величины межстрочных интервалов;

величины отступов перед и после абзаца.

Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:

выступ;

отступ;

отсутствие абзацного отступа.

Абзац выше - это пример абзаца с выступом, в котором первая строка абзаца выступает вправо относительно остальных строк, т.е., отступ имеют все строки, кроме первой.

Большинство абзацев настоящей Инструкции имеют абзацный отступ.

А это пример абзаца без отступа, в котором все строки либо вообще не имеют отступа, либо он для всех имеет один и тот же размер, и тогда признаком абзаца является неполная концевая строка и/или увеличенные интервалы между абзацами.

Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца и устанавливаются для правых и левых границ строк.

А это пример отступа от правой границы листа. Он также используется

для выделения тех или иных фрагментов текста документа, например

имеющих важное и контрастное содержание по отношению к фрагментам,

оформленным абзацами с отступом от левой границы листа.

Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:

по правому краю;

по левому краю;

центрированы;

по всей ширине строки.

Абзацы с выравниванием строк по правому краю (как в данном случае)

имеют ровный правый край и неровный (ступенчатый) левый край.

Абзацы с таким выравниванием строк обычно используются для

оформления элементов организационно-распорядительных документов,

которые связаны с их утверждением или согласованием.

Абзацы с центрированием строк (как здесь) имеют одинаковые

неровные края, поскольку каждая строка имеет свои одинаковые

отступы от обеих границ листа. Такие абзацы обычно

используют для заголовков.

Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоим краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документ в целом.

Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.

Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это опять-таки объясняется историческими причинами, а также тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.

Одинарный интервал способствует большей емкости одной страницы документа, а также может быть использован в том случае, когда необходимо разместить текст документа на 1 - 2 страницах.

Установление двойного интервала может быть оправдано в одном из двух случаев. Первый, когда готовится черновой вариант документа, подлежащий последующей ручной и существенной правке. И второй, когда текстовый компонент одностраничного документа невелик и необходимо разместить его достаточно равномерно по всей площади листа.

Установление величин отступов до абзаца и интервалов перед абзацем необходимо в тех случаях, когда от текста отделяется заголовок.

Оформление страницы

Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются (печатаются) компоненты документа. В подавляющем большинстве случаев документы оформляются на листах стандартного размера формата А4 (210 х 297 мм), а в некоторых случаях используются листы большего (А3 - 297 х 420 мм) или меньшего (А5 - 148 х 210 мм; А6 - 105 х 148 мм) размеров.

Структура страницы включает в себя:

поля (верхнее, нижнее, правое и левое);

основное поле для размещения содержательных компонентов документа;

колонтитулы (верхний и нижний).

Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа. Установлены следующие размеры полей:

левое 25 мм;

правое 10 мм;

верхнее 20 мм;

нижнее 20 мм.

Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.

Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов и т.п.