6. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ

ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

6.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

6.3. Документы, подписанные ректором, и документы, подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в управлении делами и доставляются адресатам в пределах города курьером.

Документы, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в управлении делами и направляются через органы почтовой связи.

6.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах вуза.

6.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

6.6. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в управление делами.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями управления делами вуза.