3.6. Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь

3.6.1. Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправки в телетайпную. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение (Приложение 9).

3.6.2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

3.6.3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в телетайпную, второй подшивается в дело структурного подразделения.

3.6.4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование вуза, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.

3.6.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены исполнителем.

3.6.6. Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором.

3.6.7. Перед адресом указываются категории телеграммы: "Правительственная", "Молния", "Срочная".

3.6.8. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.

3.6.9. В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому адресу.

3.6.10. Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами (Приложение 10).

3.6.11. Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм, подписанных ректором вуза.

3.6.12. Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения руководства вуза.

3.6.13. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой "FAX (дата и время)".