VI. Оформление служебных писем

22. Служебное письмо должно быть написано официально-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, его содержание должно быть кратким и ясным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах Российской Федерации, и употребляться в одном и том же значении.

Текст служебного письма печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 - 16. Служебные письма адресуются федеральным органам исполнительной власти, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Объем проектов служебных писем не должен превышать 3 страниц.

При необходимости направления в органы государственной власти информации большего объема она оформляется в приложении к проекту служебного письма и подписывается заместителем Министра обороны Российской Федерации либо руководителем ОВУ - разработчика в соответствии с предоставленными полномочиями.

В проектах служебных писем, представляемых в органы государственной власти, могут употребляться установленные сокращенные наименования государств - субъектов бывшего СССР, федеральных органов исполнительной власти.

Служебные письма оформляются, как правило, на бланках установленных образцов формата A4 (210 x 297 мм) в соответствии с приказом Министра обороны Российской Федерации от 5 декабря 2016 г. N 800 "Об утверждении образцов бланков Министерства обороны Российской Федерации" (далее - приказ N 800), которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Служебное письмо в отдельных случаях оформляется на стандартном листе бумаги.

Служебное письмо должно касаться одного вопроса. В одном служебном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Служебные письма оформляются, как правило, на бланках соответствующих должностных лиц установленных образцов в соответствии с образцами N 12 - 16 образцов бланков Министерства обороны Российской Федерации, на которых оформляются правовые акты Министерства обороны Российской Федерации, а также отправляемые (исходящие) из Министерства обороны Российской Федерации иные документы (приложение N 1 к приказу N 800) (далее - Образцы бланков), при этом служебные письма за подписью исполняющего (временно исполняющего) обязанности Министра обороны Российской Федерации оформляются на бланке Министерства обороны Российской Федерации в соответствии с образцом N 17 Образцов бланков.

Текст служебного письма обычно состоит из трех частей.

В первой части излагается причина или основание подготовки служебного письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся причиной или основанием подготовки письма.

Например:

в адрес Президента Российской Федерации:

"Во исполнение указания Президента Российской Федерации от 22 января 2014 г. N Пр-103 вопрос о ... Минобороны России рассмотрен.";

"Во исполнение решения, принятого на оперативном совещании Совета Безопасности Российской Федерации 9 ноября 2019 г. (пункт 4 протокола), вопрос ... Минобороны России проработан.";

"В соответствии с пунктом 2 распоряжения Президента Российской Федерации от 19 июня 2020 г. N 132-рп Минобороны России проведены мероприятия ...";

"В соответствии с поручением Президента Российской Федерации от 23 мая 2019 г. N Пр-845 Минобороны России организована работа по ...";

"Во исполнение перечня поручений по итогам встречи Президента Российской Федерации с представителями общественности Республики Крым и г. Севастополя 18 марта 2020 г., утвержденного Президентом Российской Федерации 9 мая 2020 г. N Пр-794 (подпункт "а" пункта 1), представляется подготовленный Минобороны России и согласованный с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти проект указа Президента Российской Федерации "О некоторых вопросах ..." (далее - проект указа).";

в адрес Председателя Правительства Российской Федерации (Правительства Российской Федерации):

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 23 октября 2014 г. N МВ-П5-2320 (подпункт 3 пункта 4), данным во исполнение перечня поручений по итогам совещания Президента Российской Федерации по вопросу ... 15 октября 2014 г. (г. Санкт-Петербург), утвержденного Президентом Российской Федерации 20 октября 2014 г. N Пр-335 (пункт 3), Минобороны России подготовлены ...";

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2020 г. N ЮБ-П7-2820 (пункт 7), данным во исполнение решения, принятого на оперативном совещании Совета Безопасности Российской Федерации 10 марта 2020 г. (пункт 3 протокола), представляется подготовленный Минобороны России совместно с Минпромторгом России проект доклада Президенту Российской Федерации о ходе работ ...";

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 20 апреля 2020 г. N ЮБ-П4-4050, данным во исполнение пункта 3 Указа Президента Российской Федерации от 13 апреля 2020 г. N 256 "О предоставлении ...", Минобороны России представляется доработанный с учетом замечаний Государственно-правового управления Президента Российской Федерации проект указа Президента Российской Федерации "Об утверждении Порядка ...".";

"В соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 26 ноября 2018 г. N ДК-П4-8336, данным во исполнение указания Президента Российской Федерации от 24 января 2017 г. N Пр-143, Минобороны России совместно с федеральными органами исполнительной власти организованы мероприятия ...".

Во второй части служебного письма излагается содержание вопроса.

В третьей части служебного письма излагаются просьбы, предложения и выводы.

23. При оформлении служебного письма на соответствующем бланке должны соблюдаться следующие правила:

1) - 4) Утратили силу. - Приказ Министра обороны РФ от 14.06.2016 N 351.

5) Дата и регистрационный номер документа проставляются словесно-цифровым способом, например: 10 февраля 2016 г. N 205/303.

6) Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в письмах, являющимися ответами на запрос, включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и помещается в специально отведенном месте углового штампа бланка под датой ("На N ____").

7) Адрес располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрованным способом в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Например:

Служебные письма адресуются также структурным подразделениям вышеуказанных органов или конкретным должностным лицам. Наименования организации и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном.

Например:

При направлении служебного письма руководителю структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации его наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты пишутся в дательном падеже).

Например:

Если служебное письмо отправляют в несколько однородных структурных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно.

Например:

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут. При этом каждый экземпляр служебного письма оформляется и подписывается отдельно; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

При направлении служебного письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом служебном письме указывается только один адресат.

При оформлении служебных писем указывается полный почтовый адрес адресата (кроме служебных писем, адресованных органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации).

8) Заголовок к тексту формулируется в предложном падеже и формирует в краткой форме тему служебного письма.

Заголовок оформляется в служебных письмах Президенту Российской Федерации, а также в других служебных письмах, подготовленных на двух и более листах.

Печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа не более 10 см текстового поля и выравнивается по правой границе. Точка в конце заголовка не ставится.

9) Текст служебного письма допускается начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается по центру относительно основного текста служебного письма.

Текст служебного письма печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

10) Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.

Для служебных писем, оформляемых на бланках Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, подпись состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии.

Например:

Для служебных писем, оформляемых на бланках Министерства обороны Российской Федерации (образец N 17 Образцов бланков) и подписываемых исполняющим (временно исполняющим) обязанности Министра обороны Российской Федерации, реквизит подписи указывается в следующем виде:

Исключение составляют служебные письма, адресованные руководителям (заместителям) федеральных органов исполнительной власти, имеющим воинские (специальные) звания. В этих случаях указывается воинское звание Министра обороны Российской Федерации (его заместителей).

При подписании служебного письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. При разных должностях подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. На расстоянии 2 - 3 интервалов от реквизита "Подпись" проставляется дата, ниже через 1 интервал - регистрационный номер документа. Дата и регистрационный номер документа печатаются от левой границы текстового поля.

11) Приложение оформляется на обороте последнего листа служебного письма.

Приложение печатается с абзацного отступа и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие.

Если служебное письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Если приложение направляется не во все указанные в служебном письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

12) Фамилия и инициалы исполнителя и номер его городского телефона печатаются в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа служебного письма.

Например:

Исп. Фамилия И.О.

т. 8-495-690-00-00

Образцы служебных писем прилагаются.

Образец

Образец

Уважаемый (имя, отчество)!

В соответствии с пунктом 51 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, представляется копия доклада Президенту Российской Федерации по вопросу... (прилагается).

И.Фамилия

24. Если проект служебного письма согласовывался с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, то в этих случаях в проекте служебного письма оговаривается это согласование.

Например:

"С Минфином России и Минюстом России согласовано.".

Если проект служебного письма согласовывался с четырьмя и более федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями, то в проекте служебного письма пишется:

"С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти согласовано."

или

"С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями согласовано.".

25. В случае если к проекту служебного письма прилагаются проекты (проект) федерального закона, правовых актов Президента Российской Федерации и (или) Правительства Российской Федерации, доклада Президенту Российской Федерации, то проект служебного письма заканчивается словами: "Проект федерального закона прилагается.", "Проект указа (распоряжения) Президента Российской Федерации прилагается.", "Проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации прилагается." или "Проект доклада Президенту Российской Федерации прилагается.".

Проекты служебного письма и актов, представляемые в органы государственной власти, оформляются в двух экземплярах.

На вторых (визовых) экземплярах представляемых проектов оформляются визы руководителей ОВУ - разработчиков (лиц, исполняющих их обязанности), а также визы заместителей Министра обороны Российской Федерации (лиц, исполняющих их обязанности), представляющих эти проекты Министру обороны Российской Федерации для внесения (направления) в органы государственной власти.