Выявление и учет уникальных и особо ценных документов

72. Архив проводит выявление и учет уникальных и особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

выявление фондов, частей фондов;

выявление дел по описям;

непосредственный просмотр отобранных документов.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с архивом центрального аппарата ФСИН России. Первоочередному просмотру подлежат описи тех структурных частей архивных фондов, которые отражают основную деятельность учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя. По описям намечаются архивные дела, предположительно содержащие уникальные и особо ценные документы, затем все выявленные по описям архивные документы подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их уникальности и особой ценности.

Определение в составе архивных дел уникальных документов осуществляется в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных исполнительной власти, N 20, 2007) зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 N 9059) и включает в себя:

заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

рассмотрение экспертной комиссией учреждения или органа ФСИН России представленных материалов;

представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в архив центрального аппарата ФСИН России.

После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется буквенный индекс "ОЦ".

На выявленные особо ценные документы каждого архивного фонда, составляется опись особо ценных дел (приложение N 17), которая рассматривается на экспертной комиссии, согласовывается с архивом центрального аппарата ФСИН России и утверждается руководителем учреждения или органа ФСИН России.

После утверждения перечней все особо ценные дела подлежат учету.