Общие требования к учету архивных документов

81. Учет документов в архиве - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Архив осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующий государственный архив.

Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;

архивные документы, а также документы по личному составу, хранящиеся в учреждениях и органах ФСИН России - источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, описи, единицы хранения.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

82. Учет архивных документов осуществляется государственными служащими, работниками архива, ответственными за организацию комплектования архива архивными документами.

Записи в учетные документы вносятся государственными служащими, работниками архива.

83. В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище, закрепляет последовательность выполнения работ по учету.

84. Порядок и схема учета архивных документов утверждаются приказом руководителя учреждения или органа ФСИН России.

85. Учетные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководителя архива может быть выдано дело фонда.

86. Все учетные документы архива независимо от степени их секретности учитываются в книге (журнале) регистрации учетных документов (приложение N 18).

Учетные документы устаревших форм (журналы регистрации дел и другие) не уничтожаются и подлежат постоянному хранению для обеспечения учетной и справочной работы.

87. Учетные документы хранятся отдельно от архивных документов в отдельном помещении или специально выделенных для них сейфах, металлических шкафах и находятся в ведении государственного служащего, работника, назначенного ответственным за учет. По окончании работы помещения, сейфы и металлические шкафы, в которых находятся учетные документы, запираются и опечатываются личной печатью государственного служащего, работника архива, ответственного за учет.

88. Архив центрального аппарата ФСИН России осуществляет централизованный учет архивных документов, хранящихся в архивах. С этой целью он формирует и ведет Центральный фондовый каталог (далее - ЦФК) на архивные документы учреждений и органов ФСИН России, а также проводит ежегодно паспортизацию архивов.

89. Все изменения в составе и объеме архивных документов вносятся в учетные документы немедленно с получением соответствующих описей, актов об изъятии дел, постановлений об изъятий дел от судебных и следственных органов и других документов, являющихся основанием для данного изменения.