Состав документов, подлежащих передаче в архивы, подготовка и порядок приема архивных документов

Состав документов, подлежащих передаче в архивы,

подготовка и порядок приема архивных документов

130. Архивы, в соответствии с положениями о них, комплектуются делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу учреждений и органов ФСИН России.

В архив передаются документы учреждений и органов ФСИН России - предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных учреждений и органов ФСИН России.

Прием архивных документов от учреждений и органов ФСИН России осуществляются архивами в соответствии с планом-графиком, который утверждается их руководителями. Внеплановый прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации учреждения или органа ФСИН России или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения и при наличии свободных площадей архив центрального аппарата ФСИН России, архивы территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России могут осуществлять досрочный прием архивных документов.

131. Архивы проверяют правильность составления номенклатуры дел, формирование и оформление архивных дел, подлежащих передаче на архивное хранение.

Допускается составлять единую номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных, для служебного пользования и несекретных дел учреждения или органа ФСИН России.

Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждений и органов ФСИН России, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

132. Архивы принимают на хранение законченные в делопроизводстве:

дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

личные дела уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России;

пенсионные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России;

личные дела лиц, осужденных к лишению свободы, умерших в исправительных учреждениях ФСИН России;

личные дела лиц, осужденных к лишению свободы, утративших трудоспособность в связи с производственной деятельностью во время отбывания наказания в исправительных учреждениях ФСИН России;

личные дела лиц, подозреваемых и обвиняемых, умерших, а также утративших трудоспособность в связи с производственной деятельностью во время нахождения в следственных изоляторах, в отношении которых уголовные дела прекращены;

личные дела иностранных граждан и лиц без гражданства, освобожденных из мест лишения свободы, ссылки, высылки или со спецпоселения.

133. Личные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России сдаются в архив по описи вместе с алфавитными карточками личных дел, пенсионных дел уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России (приложение N 39), составляемыми учреждениями и органами ФСИН России, которые включаются в прифондовую алфавитную картотеку по учету архивных личных дел и пенсионных дел государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России.

При приеме личных дел государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России дополнительно проверяется в каждом деле:

наличие подписи (с расшифровкой) государственного служащего, работника кадрового подразделения и оттиска мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, заверяющих записи в послужном списке;

наличие расписки государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России в получении личных документов или справки об их отсутствии в деле (о пересылке документа в учреждения или органы ФСИН России, иные учреждения, органы и организации, из которых поступил запрос), подписанной государственным служащим, работником кадрового подразделения.

134. Пенсионные дела уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России сдаются в архив по описи вместе с алфавитными карточками, составленными учреждениями и органами ФСИН России.

Пенсионные дела государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России, выплата пенсий по которым приостановлена или прекращена, хранятся в финансовых подразделениях учреждений и органов ФСИН России в течение 5 лет, после чего передаются на хранение в архив по описи вместе с алфавитной карточкой. Дела вносятся в опись по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Если в архиве, куда передается пенсионное дело государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России, уже имеется на хранении его архивное личное дело, в пункт 10 соответствующей алфавитной карточки вносятся дополнительные сведения и указывается архивный шифр пенсионного дела.

135. Личные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения лиц, находившихся в следственных изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России, располагаются в описях по алфавиту фамилий, имен, отчеств и передаются в архив по описи вместе с алфавитными карточками личных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения лиц, находившихся в следственных изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России (приложение N 40). Из карточек формируется прифондовая алфавитная картотека по учету личных дел лиц, находившихся в следственных изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России.

136. Лицевые карточки и лицевые счета на выплату заработной платы государственным служащим, работникам учреждений и органов ФСИН России, а также лицам, находившимся в исправительных учреждениях ФСИН России сдаются по описи в архив подшитыми в дела, оформленные в установленном порядке. Лицевые карточки на выплату заработной платы оформляются чернилами и пастой фиолетового, синего или черного цвета.

137. Дела в архив принимаются поединично; особо ценные дела принимаются после полистной проверки.

При приеме дел проверяется:

правильность составления описи и оформления каждого дела, листа-заверителя дела (приложение N 41);

соответствие регистрационных (учетных) номеров и заголовка каждого дела данным, указанным в описи;

количество и правильность нумерации листов дела (несекретные дела допускается принимать с выборочной проверкой нумерации листов).

При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Учреждение или орган ФСИН России принимают меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

138. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, второй - в структурном подразделении учреждения или органа ФСИН России. Вместе с архивными документами в архив передаются два экземпляра сдаточной описи.

При первом приеме архивных документов от учреждения или органа ФСИН России (структурного подразделения) принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения (фондообразователя).

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негативы изображения, негативы фонограмм, магнитные оригиналы фонограмм, позитивные копии, магнитные фонограммы шумов и музыки, промежуточные позитивы изображений, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

Электронные документы принимаются на хранение с программными средствами, позволяющими их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

139. Прием секретных документов от учреждений и органов ФСИН России, структурных подразделений осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям.