Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам

Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат)

к архивным документам

147. Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации).

148. Архивные справочники образуют систему научно-справочного аппарата (НСА) архива - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов.

Система НСА архивов включает обязательные для ведения в архивах архивные справочники (опись; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

Состав системы НСА архивов определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем архивных документов, характером и задачами поиска, а также интенсивностью использования архивных документов.

Для обеспечения оперативного поиска архивных документов и содержащейся в них информации в архиве создается и постоянно совершенствуется система НСА к архивным документам.

В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и в архивах, его совмещение с системой НСА государственных архивов.

Преемственность системы НСА архивов основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах описей, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

При создании и развитии системы НСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Архивные документы архивных фондов учреждений и органов ФСИН России с многосторонней информацией и особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне архивного фонда составляются индивидуальные характеристики. Для более информативных архивных фондов создаются обзоры, указатели к архивным делам и архивным документам.

Для архивных фондов учреждений и органов ФСИН России, содержащих по одному направлению деятельности, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне архивного фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

К архивным документам архивных фондов учреждений и органов России, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным архивным фондам, указатели не составляются.

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.