Размещение архивных документов обособленного хранения, фонда пользования, учетных документов

Размещение архивных документов обособленного хранения,

фонда пользования, учетных документов

52. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу архивных документов учреждений и органов ФСИН России.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных архивных документов в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных архивных документов.

Уникальные документы изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.

Аудиовизуальные и электронные архивные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

53. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилище с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

54. Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении государственных служащих, работников архива.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются государственные служащие, работники, осуществляющие их ведение в архиве.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении государственного служащего, работника, ответственного за учет архивных документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале архива.