4.2. Подготовка и обработка составленных в управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица документов

Подписанный документ регистрируется в отделе документационного обеспечения. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов.

Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы обрабатываются и отправляются в день их поступления.