15.8. Использование документов архива

15.8.1. Документы архивов используются таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица, заинтересованными государственными и общественными организациями, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Основными формами использования документов архивов являются: информирование руководства и структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; исполнение запросов других организаций, исполнение запросов социально - правового характера.

Документы архива, которые могут нанести ущерб интересам государства или гражданам, для использования не предоставляются.

Использование документов проводится только с разрешения руководства управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Организации и граждане при использовании документов архивов указанных таможенных органов обязаны делать ссылки на место хранения документов.

15.8.2. Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке письма таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица с обозначением наименования документа: "Архивная справка".

В справке приводятся наименования документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фонда, описей и листов дел).

Архивные справки подписываются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и заведующими архивами. Справки заверяются гербовыми печатями указанных таможенных органов. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

15.8.3. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письма, содержащие сведения об отсутствии в архивах документов вследствие их гибели или утраты, заверяются гербовыми печатями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.8.4. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица на основании хранящихся документов выдают организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица с обозначением наименований: "Архивная копия", "Архивная выписка". Наименование документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии (выписки) заверяются подписями заведующих архивами и гербовыми печатями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Архивные копии и выписки направляются с письмами, подписанными руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения указанных таможенных органов.

15.8.5. Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделением и другим таможенным органам. Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в п. 15.3.22.

15.8.6. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица исполняют запросы организаций, заявления граждан и выдают им архивные справки (архивные копии, архивные выписки) <*> социально - правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок определен в п. 15.8.2.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, наградах, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых, имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки социально - правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям.

Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, профсоюзные и воинские билеты, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.

Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются: приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также используются регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т.д.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение какого времени он работал.

Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива.

Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные листки.

Архивные справки о заработной плате для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.

В случаях, когда сведения, включаемые в архивные справки, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справки продолжаются на втором и последующих листах. При этом каждый лист справок заверяется гербовыми печатями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляются в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.

15.8.7. Все формы использования документов архива подлежат учету.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

Учет исполнения социально - правовых запросов осуществляется в установленном порядке.

Учет количества выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (приложение 42).