2.3.2. Приказ и распоряжение Службы

2.3.2.1. Приказами Службы, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам. По оперативным, организационным и другим вопросам работы Службы издаются распоряжения Службы.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят Управления на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.

Организацию подготовки и оформление проектов приказов по кадровым вопросам осуществляет структурное подразделение Службы по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников Управлений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Управление, ответственное за правовое обеспечение.

2.3.2.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, исполнителем и начальником управления, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения Службы по вопросам государственной службы и кадров и начальником Управления, ответственным за правовое обеспечение.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Службы, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту и направляется исполнителю в течение трех рабочих дней.

В случае внесения изменений в проект приказа в процессе согласования он подлежит повторному согласованию.

2.3.2.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой вступления приказа (распоряжения) в силу является дата его подписания.

Приказы и распоряжения после подписания руководителем Службы через Канцелярию передаются уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственному за правовое обеспечение, им прошиваются и нумеруются.

После этого начальник Управления, ответственного за правовое обеспечение деятельности Службы, или его заместитель ставит на оборотной стороне последнего листа акта подпись, которая скрепляется печатью Службы.

Оформленные таким образом акты Службы вместе с версией на электронном носителе передаются для регистрации и хранения специально уполномоченному сотруднику Управления, ответственного за правовое обеспечение.

Уполномоченным сотрудником в день подписания правового акта производится его регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в электронном виде.

Подписанный правовой акт (за исключением индивидуальных актов по кадровым вопросам) публикуется на официальном сайте Службы в сети "Интернет". Копии всех правовых актов Службы, подписанных и зарегистрированных в установленном порядке, хранятся в электронном виде.

Индивидуальные правовые акты по кадровым вопросам нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от правовых актов по основной деятельности Службы, регистрируются и хранятся в структурном подразделении Службы по вопросам государственной службы и кадров.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно.

2.3.2.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляются исполнителем в соответствии с указателем рассылки адресатам. Указатель рассылки заполняется исполнителем, подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения и утверждается руководителем Канцелярии. Кроме того, копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю и в Управление, ответственное за правовое обеспечение, вместе со сведениями о его рассылке.

2.3.2.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- герб Российской Федерации в одноцветном варианте;

- наименование вышестоящего органа - Министерство транспорта Российской Федерации;

- наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта;

- наименование вида документа - приказ (распоряжение);

- дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер, состоящий из знака "N" и порядкового номера.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос "О чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Об утверждении Регламента Федеральной службы по надзору

в сфере транспорта

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части приводится нормативно-правовая база, регулирующая сферу правоотношений, по которой издается приказ, кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для его издания. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей в нижней части листа согласования указывается конкретное должностное лицо и номер его служебного телефона.

Последний пункт распорядительной части приказа или распоряжения должен содержать сведения о подразделении и должностном лице, на которое возлагается контроль за их исполнением.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

В случаях, если правовой акт изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный, один из пунктов его распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и названия. Текст пункта должен начинаться словами:

- "Внести изменения в пункт (номер) приказа (распоряжения) (номер, дата, название) и читать его в следующей редакции: ...";

- "Внести изменение в приказ (распоряжение) (номер, дата, название), исключив из него пункт (номер)";

- "Признать утратившим силу...";

- "Дополнить пункт (номер) приказа (распоряжения) (номер, дата, название) следующими словами: ...";

- "Дополнить приказ (распоряжение) (номер, дата, название) пунктом следующего содержания: ...".

Одновременно с регистрацией правового акта, отменяющего, изменяющего или дополняющего другой правовой акт, на бланке оригинала последнего рукописно делается отметка о том, каким актом (с указанием номера, даты и названия) внесены изменения, дополнения или произошла его отмена.

Помимо этого производится соответствующая отметка в электронной базе правовых актов.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

2.3.2.6. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).

В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

2.3.2.7. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер.

2.3.2.8. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях N 8 - 9.

Проекты приказов Службы по кадровым и наградным вопросам готовит Управление по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Приказы Службы по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) руководителем и регистрируются в соответствии с установленным порядком.

Распоряжения Службы подписываются (утверждаются) руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Контроль правильности оформления проектов приказов и распоряжений Службы осуществляет Управление, ответственное за правовое обеспечение.

В случае представления на согласование в Министерство Службой проекта нормативного правового акта должностное лицо, записанное в указаниях по исполнению документа первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Министерстве.

2.3.2.9. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными Управлениями, заместителями руководителя Службы, а в случае необходимости с иными органами государственной власти и организациями возлагается на начальников Управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководству Службы проект приказа (распоряжения).

Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) по Службе, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) затрагивает права свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер, независимо от срока их действия, а также содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.

2.3.2.10. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Службы или лицу, исполняющему его обязанности, а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись заместителям руководителя Службы, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа;

начальником Управления-исполнителя, подготовившего проект документа;

должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;

заместителем руководителя Службы, курирующим работу Управления;

начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение.

Штамп редактора (корректора) проставляется на обороте проекта приказа (распоряжения).

2.3.2.11. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).

2.3.2.12. Если имеют место разногласия между Управлением, ответственным за подготовку ведомственного акта, и согласующими проект документа Управлениями, с целью их урегулирования проводится согласительное совещание под председательством руководителя Службы или его заместителя.

2.3.2.13. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Управление, ответственное за правовое обеспечение, со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.

Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись руководителю Службы или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.

Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются Управлению-исполнителю на доработку.

2.3.2.14. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.

2.3.2.15. Поправки в подписанный приказ (распоряжение) в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) вносятся Управлениями-исполнителями в следующем порядке:

заместителю руководителя Службы, курирующему работу Управления-исполнителя, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения поправок, и согласовывается с ним новая редакция документа;

новая редакция документа согласовывается с Управлением, ответственным за правовое обеспечение; направляется докладная записка руководителю Службы о вносимых в документ изменениях.

Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов Службы, который подписывается руководством Управления-исполнителя, а также начальником Управления, ответственным за правовое обеспечение, или лицом, его замещающим.

2.3.2.16. Приказы по вопросам деятельности Службы регистрируются в пределах календарного года. При этом на документе проставляется дата и порядковый номер. Датой регистрации приказа является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом; номер приказа состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Службы, подписавшего приказ, через тире - порядкового номера и приставки "фс", например, 12 июля 2012 г. N АК-757фс.

Регистрация совместных приказов Службы с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляется аналогично регистрации приказов по вопросам деятельности Службы. При этом дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей руководителей.

2.3.2.17. Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При этом номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Службы, подписавшего распоряжение, через тире порядкового номера и приставки "р". Датой регистрации распоряжения является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом,

например: 11 февраля 2007 г. N АК-21-р.

2.3.2.18. Подлинники приказов и распоряжений по Службе хранятся по месту регистрации.