5. Особенности работы с электронными документами

5.1. В Ространснадзоре создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Службы в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

5.3. Для подтверждения подлинности электронных документов в Службе используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от других органов государственной власти или организаций Канцелярия осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Службы (докладные, служебные записки, справки, сводки и др.) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Службе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

5.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем Службы на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем Службы по согласованию с Федеральным архивным агентством.

5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Службы. Система электронного документооборота Службы должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

5.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются Канцелярией.

5.7. Порядок организации обмена электронными сообщениями между Администрацией Президента Российской Федерации и Службой с использованием системы межведомственного документооборота определен в Инструкции по использованию системы межведомственного электронного документооборота федеральными органами исполнительной власти при приеме и обработке электронных сообщений, одобренной протоколом заседания Правительственной комиссии по проведению административной реформы от 24 февраля 2009 г. N 87 (раздел VIII).

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Службы в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота Службы должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Службы реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

5.8. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Канцелярия осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

5.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Службы, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Службы, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.10. Документы, создаваемые в Службе и (или) поступающие в Службу на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота производится после его сравнения с подлинником документа.

5.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Службы. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.12. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например;

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Службе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.15. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.

5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Службы.

Поступившие из Управлений в архив Службы электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

5.17. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Службы используются обязательные сведения о документах, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.