5.1. Регистрация документов

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в Приложении N 23 к настоящей Инструкции.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые внутренние - в день подписания или утверждения, создаваемые отправляемые - в день подписания или на следующий рабочий день. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

5.1.4. Регистрация документов производится в пределах номенклатуры дел, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

5.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства Министерства или непосредственно в Министерство, а также документов, подписанных руководством Министерства, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Аппарата.

Регистрация документов, поступающих в адрес департаментов или их должностных лиц, а также подписанных руководством департаментов, осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих департаментах.

Распорядительные документы, протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются в Аппарате.

5.1.6. Документы регистрируются в СЭДО.

5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться цифровым индексом департамента, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

5.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

индекс дела;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (МЭДО, почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.9. При регистрации документов-ответов в СЭДО должна осуществляться связка с документом-основанием. Документу-ответу присваивается исходящий номер в пределах соответствующего регистрационного массива.