Организация работы с исходящими документами

116. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на подразделение (подразделение территориального органа) - ответственного исполнителя документа.

117. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.

118. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству подразделений (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в п. 111 Инструкции.

119. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - организации, в которые направляется документ;

кому адресован документ;

номер бланка;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

журнал - делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.