Подготовка, согласование и оформление документов

2.31. Документы общества подготавливаются подразделениями общества во исполнение поручений (резолюций) президента (вице-президента) или решений, содержащихся в документах общества, а также в инициативном порядке. Отдельные документы общества (по решению президента) могут подготавливаться учреждениями и дочерними обществами.

Подготавливаемые документы должны отвечать на вопросы, содержащиеся в этих поручениях (резолюциях) или решениях, и предусматривать необходимые меры по их выполнению.

2.32. Подготовленный проект документа до представления его на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту) согласовывается с должностными лицами, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в этом проекте. Не следует без надобности расширять круг согласовывающих лиц.

2.33. За надлежащее согласование с причастными должностными лицами проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), отвечает ответственный исполнитель.

2.34. Исполнителем документа создается в ЕАСД регистрационная карточка (РК) для каждого вида документа, к которой прикрепляется файл проекта этого документа.

При подготовке документа в соответствии с поручением или резолюцией должностного лица исполнитель документа создает непосредственно в РК поручения или резолюции (далее - РК поручения) проект документа соответствующего вида, который автоматически входит в иерархию документов и становится доступен подразделениям общества, причастным к исполнению поручения или резолюции.

2.35. Сканирование документа производится только один раз - после его регистрации.

В ходе подготовки и согласования проекта документа сканирование этого документа, а также виз согласования не допускается.

2.36. Исполнитель документа направляет проект документа (вместе с приложением, если оно имеется) по ЕАСД по маршруту "согласование" руководителям подразделений общества (кроме Правового департамента).

После согласования проекта документа с руководителями подразделений общества исполнитель направляет проект по ЕАСД на согласование вице-президентам, в ведении которых находятся изложенные в проекте вопросы.

В Правовой департамент направляется исполнителем документа по ЕАСД проект документа, подготавливаемый на подпись вице-президенту, после его согласования с указанными должностными лицами.

2.37. Согласование проекта поручения, телеграммы, письма и другого документа особой срочности, подготовленного по указанию президента (вице-президента), производится причастными должностными лицами в день поступления проекта на согласование, а проекта документа, подготовленного согласно резолюции с пометкой "Срочно" или другой аналогичной пометкой, а также с пометкой "Оперативно", и других документов по вопросам оперативного характера - как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления.

Допускается, в виде исключения, устное (по телефону) согласование проектов указанных документов.

Согласование проектов уставов, положений, инструкций, концепций, стратегий, технико-экономических обоснований и других аналогичных сложных, многостраничных документов, включая приказы и распоряжения, производится в срок не более 5 дней, если иными документами общества не предусмотрен другой срок их согласования.

Вице-президент, организующий работу по подготовке проектов указанных документов, может устанавливать другой срок их согласования с учетом необходимости дополнительной проработки отдельных вопросов проекта.

2.38. Если должностное лицо, получившее проект документа на согласование по ЕАСД, имеет замечания по проекту (в целом или по его отдельным положениям), оно сообщает их ответственному исполнителю также по ЕАСД. Замечания должны быть обоснованными.

Если у визирующего должностного лица имеются замечания, они излагаются им на проекте (рядом с визой) или на отдельном листе (в этом случае на проекте пишется "Замечания прилагаются").

Отказ от согласования (визирования) проекта документа не допускается.

2.39. Если исполнитель документа учел замечания (предложения) согласующих лиц в проекте документа и это требует его согласования вновь, он повторно направляет проект с учтенными замечаниями (предложениями) по ЕАСД по маршруту "согласование".

2.40. Если разногласия остались и после повторного согласования проекта документа, то ответственный исполнитель проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений общества, которые имеют замечания по проекту, или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу, и при необходимости представителя Правового департамента.

2.41. По не урегулированным на согласительном совещании вопросам проекта документа, подготавливаемого на подпись (утверждение) президенту, ответственный исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания (предложения) по проекту и его мнение по этим замечаниям (предложениям), и направляет протокол с проектом документа вице-президенту, который организует работу по исполнению данного поручения (указания), для принятия решения по спорным вопросам.

Если и в этом случае согласие не достигнуто, проект рассматривает первый вице-президент, который принимает решение по несогласованным вопросам, о чем указывается в пояснительной записке к проекту.

2.42. По не урегулированным на согласительном совещании вопросам проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) вице-президенту, ответственный исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания (предложения) по проекту и его мнение по этим замечаниям (предложениям), и направляет протокол с проектом документа вице-президенту для принятия решения.

2.43. После согласования проекта документа исполнитель документа указывает на оборотной стороне последнего листа проекта должность, инициалы и фамилию должностных лиц, согласовавших проект (с указанием способа согласования - по ЕАСД, письмом, факсограммой, по телефону или другим способом), и дату согласования.

Если проект согласован по ЕАСД, исполнитель документа прилагает к проекту подписанную им распечатку листа согласования из ЕАСД.

2.44. Согласованный проект документа визируется (на оборотной стороне последнего листа проекта) исполнителем документа и ответственным исполнителем, которые своей подписью удостоверяют соответствие его содержания поручению (указанию), во исполнение которого подготовлен проект, а также согласование проекта причастными должностными лицами по ЕАСД или другим способом.

Проект документа направляется исполнителем документа по маршруту "подписание", а проект на бумажном носителе передается в секретариат президента (вице-президента).

2.45. К проекту прилагаются документы, во исполнение которых он подготовлен, и при необходимости документы, на которые в нем имеется ссылка, а также справочные материалы, подписанные должностными лицами, ответственными за подготовку этих материалов (с расшифровкой фамилии и указанием должности).

2.46. Если проект документа подготовлен в инициативном порядке или по нему имеются разногласия (при необходимости и в других случаях), к нему прилагается подготавливаемая ответственным исполнителем пояснительная записка, которая должна содержать обоснование целесообразности принятия такого документа, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

2.47. Каждое приложение к приказу или распоряжению и каждый утверждаемый ими документ, согласованный по ЕАСД (или иным способом), визируется (на оборотной стороне последнего листа приложения и утверждаемого документа) исполнителем документа и ответственным исполнителем.

Если утверждаемый документ имеет, в свою очередь, приложение, то такой документ визируется исполнителем документа и ответственным исполнителем на последней странице приложения к нему.

2.48. Проект документа, подготовленный за подписью президента, должен быть отредактирован в отделе методологии делопроизводства и редактирования Департамента управления делами (далее - отдел редактирования).

Документы редактируются, как правило, в порядке их поступления, в срок до 3 дней.

Документы, подготовленные согласно резолюциям президента с пометкой "Срочно" или другой аналогичной пометкой, а также с пометкой "Оперативно", редактируются безотлагательно.

Утверждаемые президентом путем проставления грифа УТВЕРЖДАЮ или приказами (распоряжениями) регламенты и стандарты, конструкторско-технологическая и иная специальная документация (оформленные по специальным правилам, техническим требованиям, стандартам и др.) редактируются работниками, подготовившими эти документы.

Проект приказа (распоряжения) об утверждении таких документов редактируется отделом редактирования.

2.49. Помощник президента проверяет (при необходимости в присутствии исполнителя документа) соответствие подготавливаемого на подпись президенту проекта документа поручению (указанию), во исполнение которого подготовлен проект, прилагаемые материалы, полноту согласования и правильность оформления проекта, наличие (при необходимости) пояснительной записки.

Если проект документа отвечает указанным требованиям, то помощник президента направляет проект на редактирование в отдел редактирования, если не отвечает - вправе возвратить его исполнителю для устранения выявленных недостатков.

2.50. В ходе редактирования производится всесторонняя, в первую очередь языковая, правка текста проекта документа, устраняются орфографические, пунктуационные, стилистические и смысловые ошибки, повторы, обеспечивается единообразие стиля, четкость формулировок, упорядочивается применение транспортных и других терминов, оказывается помощь исполнителю в оформлении документа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Проект документа визируется редактором отдела, отредактировавшим проект, и при необходимости представляется исполнителем документа на визирование в Правовой департамент, а также направляется в этот департамент по ЕАСД.

2.51. Если в проекте документа имеются многочисленные очевидные ошибки, формулировки, смысл которых невозможно понять, отсутствует логика в изложении и однозначность толкования его положений, проект не редактируется, а возвращается начальником отдела редактирования исполнителю для приведения в соответствие с требованиями настоящей Инструкции, о чем сообщается помощнику президента.

2.52. Советник вице-президента проверяет (при необходимости в присутствии исполнителя документа) соответствие проекта документа, подготовленного на подпись (утверждение) вице-президенту, его поручению (указанию), прилагаемые материалы, полноту согласования и правильность оформления проекта, наличие (при необходимости) пояснительной записки.

Если подготовленный на подпись (утверждение) проект документа не отвечает поручению (указанию), во исполнение которого он подготовлен, а также не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, советник вице-президента вправе возвратить такой проект исполнителю для устранения выявленных недостатков.

2.53. Представляемый на подпись президенту проект документа, предусматривающий предписания правового характера или утверждение нормативных документов, внесение в них изменений или признание их утратившими силу (отмену документов или их отдельных пунктов), визируется начальником Правового департамента.

Если проект документа не предусматривает, по заключению Правового департамента, указанных предписаний или действий, то начальник Правового департамента на визовой стороне листа такого проекта пишет, что проект не содержит правовых норм, и ставит свою подпись.

Если начальник Правового департамента вносит принципиальные изменения в проект, согласованный вице-президентом, в ведении которого находятся рассматриваемые в документе вопросы, то ответственный исполнитель информирует об этом вице-президента.

2.54. Согласованный и завизированный в установленном порядке проект документа, представляемый на подпись (утверждение) президенту, должен иметь также визы руководителя секретариата (помощника) президента и редактора, представляемый на подпись (утверждение) вице-президенту - визу начальника секретариата (советника) вице-президента. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату.

2.55. Оформление согласования и визирования проекта документа (оборотной стороны последнего листа), представляемого на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), производится по следующей примерной форме:

2.56. При внесении президентом (вице-президентом) исправлений в представленный на подпись и не подписанный им проект документа исполнитель документа перепечатывает проект с учетом исправлений и повторно представляет его на подпись с визами исполнителя документа, ответственного исполнителя и руководителя секретариата или помощника президента (начальника секретариата или советника вице-президента).

2.57. Если президент (вице-президент) внес в представленный проект документа (кроме письма и телеграммы) исправления и подписал его, то исполнитель документа перепечатывает с учетом этих исправлений документ, который после визирования исполнителем документа, ответственным исполнителем и руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента) без повторного представления на подпись регистрируется и рассылается в установленном порядке.

2.58. Приказ (распоряжение) по вопросам, указанным в абзаце втором пункта 3.5 настоящей Инструкции, в который президентом (вице-президентом) внесены исправления, повторно представляется на подпись с визами исполнителя документа, ответственного исполнителя и руководителя секретариата или помощника президента (начальника секретариата или советника вице-президента).

2.59. Подписанные (утвержденные) президентом приказ, распоряжение, положение, правила, поручение, протокол, другой внутренний документ передаются в отдел документационного обеспечения для их регистрации и рассылки по составленному исполнителем документа указателю рассылки.

Если указанный документ содержит поручение, ответственным исполнителем которого является руководитель дочернего общества, то он в обязательном порядке направляется отделом документационного обеспечения и в Департамент управления дочерними и зависимыми обществами.

2.60. Подписанные (утвержденные) вице-президентом распоряжение, положение, правила и другие внутренние документы (кроме протоколов совещаний, проводимых вице-президентами, и поручений вице-президентов, которые регистрируются секретариатом вице-президента) передаются секретариатом соответствующего вице-президента в отдел документационного обеспечения для регистрации и рассылки по составленному исполнителем документа указателю рассылки.

2.61. Письмо, подписанное президентом, передается в отдел документационного обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров, регистрацию письма и отправку его адресатам.

2.62. Письмо, подписанное вице-президентом, после сверки работником соответствующего секретариата текстов подписанного и визового экземпляров передается этим секретариатом в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам.

2.63. В случае поступления в Департамент управления делами для регистрации и рассылки подписанного (утвержденного) президентом или вице-президентом документа, не имеющего визы соответственно руководителя секретариата (помощника) президента или начальника секретариата (советника) вице-президента, отдел документационного обеспечения приостанавливает его регистрацию и сообщает об этом руководителю секретариата (помощнику) президента или начальнику секретариата (советнику) вице-президента для принятия решения.