VI. Взаимодействие участников внутреннего аудита

74. В ходе взаимодействия участники внутреннего аудита выполняют следующие действия:

1) председатель Комиссии:

координирует и контролирует деятельность Комиссии, обеспечивает выполнение распоряжения и программы аудита;

организует взаимодействие Комиссии с ответственными должностными лицами объекта аудита;

проводит рабочие совещания;

докладывает руководителю Росморречфлота о выявленных фактах нарушений, иных обстоятельствах, требующих его решения;

вносит руководителю Росморречфлота, руководству объекта аудита предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц объекта аудита;

2) заместитель председателя Комиссии:

обеспечивает выполнение поручений председателя Комиссии по координации и контролю деятельности Комиссии, выполнению распоряжения и плана внутреннего аудита, а также взаимодействию Комиссии с ответственными должностными лицами объекта аудита;

организует проведение рабочих совещаний;

3) Отдел внутреннего аудита, планирования и анализа деятельности предприятий:

обобщает представленные членами Комиссии материалы по результатам внутреннего аудита, предложения по устранению выявленных нарушений;

представляет председателю Комиссии информацию для доклада о результатах внутреннего аудита руководителю Росморречфлота и ознакомления с результатами внутреннего аудита руководителя объекта аудита;

формирует и представляет руководителю Росморречфлота годовые (квартальные) отчеты о результатах внутреннего аудита;

4) члены Комиссии:

проводят аудит в соответствии с планом внутреннего аудита;

запрашивают у ответственных должностных лиц объекта аудита документы, заверенные надлежащим образом копии документов, объяснения и иную информацию, отражающие деятельность объекта аудита по проверяемым направлениям;

устанавливают соответствие представленных объектом аудита документов требованиям законодательства Российской Федерации, нормативным правовым актам Минтранса и Росморречфлота;

устанавливают информацию о количественных, качественных и иных характеристиках объекта аудита;

оформляют материалы по результатам внутреннего аудита;

готовят предложения по устранению выявленных нарушений;

5) ответственные должностные лица объекта аудита:

предоставляют доступ членам Комиссии на территорию и в здания, сооружения, служебные и иные помещения объекта аудита;

предоставляют по письменным или устным запросам Комиссии в срок, указанный в запросе, документы, объяснения, иную необходимую информацию;

предоставляют доступ к используемому программному обеспечению и электронным базам данных в режиме просмотра, выборки, сохранения и печати информации с соблюдением требований законодательства Российской Федерации;

предоставляют на бумажном и (или) электронном носителях копии документов (информации), в том числе хранящихся в электронных базах данных, с соблюдением требований законодательства Российской Федерации;

предоставляют членам Комиссии рабочие места в отдельном служебном помещении, сдаваемом под охрану и оборудованном необходимой мебелью, компьютерами с установленным программным обеспечением, организационно-техническими средствами, средствами связи;

принимают меры по устранению выявленных нарушений.

75. При проведении внутреннего аудита члены Комиссии вправе:

входить в любое время в пределах установленного на объекте аудита рабочего дня (а при наличии письменного требования, адресованного ответственному должностному лицу объекта аудита, и после его завершения) в помещения объекта аудита, в том числе в помещения, используемые для хранения документов (архивы) с привлечением (при необходимости) для сопровождения сотрудников объектов аудита;

требовать и получать от ответственных должностных лиц объекта аудита необходимые для аудита документы, имеющиеся в объекте аудита, включая, но, не ограничиваясь: конфиденциальные, правоустанавливающие, разрешительные документы, приказы и иные распорядительные документы, изданные руководителем объекта аудита, акты проверок надзорных и контролирующих органов, первичные и иные бухгалтерские, учетно-отчетные, денежно-расчетные документы;

изымать отдельные документы (с составлением акта изъятия и копий изъятых документов), если в ходе внутреннего аудита будут обнаружены подделки, подлоги и иные злоупотребления;

требовать от ответственных должностных лиц объекта аудита незамедлительного предоставления документов и принятия мер к лицам, виновным в предоставлении недостоверных документов, отказе в предоставлении документов, нарушения сроков, создания иных препятствий деятельности Комиссии;

получать от ответственных должностных лиц и сотрудников объекта аудита справки и разъяснения, а также письменные объяснения и заключения;

требовать приобщения к материалам внутреннего аудита копий документов объекта аудита, заверенных ответственным должностным лицом и печатью объекта аудита;

при необходимости самостоятельно или с привлечением сотрудников объекта аудита снимать копии с полученных документов, копии файлов (в том числе на собственные носители);

при выявлении фактов нарушений по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии, председатель Комиссии вправе ставить перед руководителем объекта аудита (лицом его замещающим) вопрос о привлечении к ответственности сотрудников объекта аудита, действие или бездействие которого привело к данному нарушению;

предъявлять к ответственным должностным лицам и сотрудникам объекта аудита другие требования, основанные на их компетенции, предусмотренные настоящим Регламентом.

76. При проведении внутреннего аудита член Комиссии обязан:

руководствоваться требованиями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Министерства транспорта Российской Федерации и Росморречфлота, а также принципами своевременности, полноты, качественности и объективности проведения аудита;

соблюдать интересы Росморречфлота, объективно оценивать соответствие отчетных данных фактическому положению дел;

предъявлять ответственным должностным лицам объекта аудита подтверждение полномочий на проведение внутреннего аудита;

обеспечить хранение проверяемых документов, представленных ответственными должностными лицами и сотрудниками объекта аудита, исключающее внесение без их ведома в эти документы каких-либо исправлений, записей или отметок;

предъявлять акт по результатам внутреннего аудита в установленном настоящим Регламентом порядке;

не разглашать сведения, относящиеся к государственной, коммерческой тайне, ставшие известные ей при осуществлении своих полномочий, а также обеспечивать сохранность и возврат полученных от объекта аудита документов;

предотвращать ситуации, которые могут быть истолкованы как воздействие на способность члена Комиссии иметь независимое мнение.

77. При проведении внутреннего аудита ответственные должностные лица объекта аудита должны содействовать его проведению, в частности, они обязаны:

обеспечивать каждому члену Комиссии беспрепятственный (по первому требованию) вход и выход из здания и других служебных помещений объекта аудита в течение всего рабочего дня, а при необходимости (при наличии письменного уведомления, адресованного ответственному должностному лицу объекта аудита) - после окончания рабочего дня. Для беспрепятственного прохода члену Комиссии необходимо и достаточно предъявить представителю охраны или службы безопасности объекта аудита служебное удостоверение или пропуск;

предоставлять доступ к используемому программному обеспечению и электронным базам данных в режиме просмотра, выборки, сохранения и печати информации с соблюдением требований законодательства Российской Федерации;

предоставлять на бумажном и (или) электронном носителях копии документов (информации), в том числе хранящихся в электронных базах данных, с соблюдением требований законодательства Российской Федерации;

предоставлять членам Комиссии рабочие места в отдельном служебном помещении, сдаваемом под охрану и оборудованном необходимой мебелью, компьютерами с установленным программным обеспечением, организационно-техническими средствами, средствами связи;

оповещать сотрудников объекта аудита о начале внутреннего аудита;

выдавать по требованию Комиссии в установленные ею сроки справки, объяснения и документы, при необходимости снимать с них копии или предоставлять возможность Комиссии снимать эти копии самостоятельно, заверять справки и копии документов подписью ответственных должностных лиц и печатью объекта аудита;

не допускать каких-либо действий при проведении внутреннего аудита, направленных на ограничение круга вопросов, подлежащих выяснению.