III. Порядок регистрации и учета уведомления

3.1. Работник передает уведомление непосредственному начальнику и в подразделение или должностным лицам, ответственным за профилактику коррупционных и иных правонарушений, лично либо через структурное подразделение (работника), ответственное (ответственного) за ведение делопроизводства.

3.2. Поступившее от работника уведомление подлежит обязательной регистрации в установленном в организации порядке.

Зарегистрированное уведомление передается для принятия решения адресату не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации.

Структурное подразделение (работник), ответственное (ответственный) за ведение делопроизводства направляет копию уведомления в подразделение или должностным лицам, ответственным за профилактику коррупционных и иных правонарушений.

3.3. Копии уведомлений, поступающие в подразделение или должностным лицам, ответственным за профилактику коррупционных и иных правонарушений, учитываются в день поступления в Журнале учета уведомлений о возможности возникновения у работника конфликта интересов или о возникшем конфликте интересов (далее - Журнал).

На копии уведомления ставится отметка "Уведомление учтено" с указанием даты и учетного номера уведомления, фамилии, инициалов, должности и подписи лица, принявшего на учет уведомление.

3.4. Регистрация и учет уведомлений и их копий осуществляется с обеспечением дополнительных мер по ограничению доступа к регистрационным и учетным данным.

Отказ в принятии, регистрации и учете уведомления не допускается.

3.5. Листы Журнала должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью работника, назначенного ответственным за ведение Журнала, и оттиском печати подразделения по работе с персоналом (при отсутствии такового - печатью иного структурного подразделения по решению представителя работодателя). Журнал включается в номенклатуру дел структурного подразделения, к компетенции которого относится ведение учета поступающих уведомлений и их копий, и хранится в течение пяти лет со дня учета в нем последнего уведомления.

3.6. В Журнале отражается:

порядковый номер, присвоенный зарегистрированному уведомлению;

дата и время его принятия;

фамилия, имя, отчество (при наличии), должность работника, представившего уведомление;

должность лица, принявшего уведомления;

краткое изложение фактов, указанных в уведомлении;

подпись должностного лица, принявшего уведомление;

сведения о принятом решении с указанием даты;

особые отметки.

Запрещается отражать в Журнале сведения о частной жизни работника, передавшего или направившего уведомление, а также сведения, составляющие его личную и семейную тайну.

3.7. Уведомления и материалы, относящиеся к ним, хранятся в соответствующих структурных подразделениях, а копии уведомлений вместе с информацией о принятых решениях и другие материалы по ним хранятся в подразделении по работе с персоналом (при отсутствии такового - в структурном подразделении по решению представителя работодателя) в течение пяти лет со дня принятия решения по последнему уведомлению с обеспечением дополнительных мер по ограничению доступа к данным, после чего подлежат уничтожению в установленном в организации порядке.