20.6. Учетные документы архива. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве. Оборудование помещения архива

20.6.1. Учет документов в архиве суда - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

20.6.2. Все дела (наряды), материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.

Учет документов в архивах судов ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

20.6.3. Основными учетными документами в архивах судов являются:

книга учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 106.1);

книга учета поступления и выбытия дел (форма N 106) - для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел (нарядов);

паспорт архива (форма N 108);

книга учета поступления и выбытия описей дел (нарядов) (форма N 109);

список фондов (форма N 110) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

акты приема-передачи документов на хранение в архивы окружного (флотского) военного суда, ЦА МО и его филиалы;

опись дел (нарядов) - для поединичного и суммарного учета дел (нарядов);

номенклатура дел суда.

Ведение основных учетных документов, предусмотренных настоящей Инструкцией, обязательно для каждого суда.

20.6.4. Вспомогательными учетными документами являются:

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов);

книга учета актов на уничтоженные дела (наряды) (форма N 112);

журнал регистрации запросов и заявлений о выдаче архивных справок, копий документов (форма N 89.2);

книги учета архивных дел, выданных во временное пользование внутри суда (форма N 89.3);

книга учета архивных дел, высланных во временное пользование за пределы суда (форма N 89.4).

В каждом суде ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, акты о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

В архиве суда, хранящего документы более одного фонда, ведется список фондов. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

Военные суды вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

20.6.5. Учетные документы хранятся в архиве в сейфах или металлических шкафах.

20.6.6. Гарнизонные военные суды ежегодно к 30 декабря представляют в окружные (флотские) военные суды отчеты о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год и паспорт архива (по состоянию на 1 декабря).

Паспорт архива кассационного, апелляционного, окружного (флотского) военного суда составляется ежегодно (по состоянию на 1 декабря) и хранится в суде.

20.6.7. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда председателем военного суда назначается комиссия из числа судей и работников аппарата суда, которой производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).

Проверка наличия и состояния дел (нарядов) в архиве военного суда проводится в порядке и сроки, установленные Инструкцией Судебного департамента.

20.6.8. Оборудование помещений архивов военных судов, режим хранения документов должны соответствовать требованиям, изложенным в Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. N 56.