IX. Прием-передача документов, дел при смене начальника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, реорганизации или ликвидации территориального органа, организации МЧС России (структурного подразделения)

9.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия дел и документов текущего делопроизводства путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.

В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета, а также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства.

Акт подписывается лицом, сдающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается руководителем структурного подразделения.

9.2. При смене лица, ответственного за Архив, для проведения приема-передачи дел создается комиссия в составе не менее трех человек. Дела передаются в установленном порядке с оформлением акта приема-передачи.

9.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности.

Прием-передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов (приложение N 45) и акту приема-передачи дел (приложение N 46).

9.3.1. При осуществлении приема-передачи документов ответственными за прием-передачу проводится проверка наличия документов, находящихся на исполнении в реорганизуемом подразделении, функции (часть функций) которых передаются вновь создаваемому структурному подразделению. В ходе проверки сверяются данные журналов учета с фактическим наличием документов.

Акт приема-передачи документов составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, второй - вновь созданному структурному подразделению, принявшему документы, третий - хранится в структурном подразделении, передавшем документы.

В журналах учета входящих документов реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче документов, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы.

9.3.2. При осуществлении приема-передачи дел проводится проверка наличия дел текущего делопроизводства и за предыдущие годы в реорганизуемых структурных подразделениях, функции (часть функций) которых передаются. В ходе проверки сверяются учетные данные номенклатур с фактическим наличием дел.

Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в Архив, второй - принявшему дела структурному подразделению, третий - хранится в структурном подразделении, передавшем дела.

В номенклатуре дел реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче дел, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы.

9.4. В случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению ответственный за ведение делопроизводства этого подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения дел. Передача дел осуществляется по сдаточным описям дел и номенклатуре дел.

9.5. При ликвидации или реорганизации территориального органа или организации МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления или организации МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также Архив по акту, утвержденному начальниками (руководителями) обоих территориальных органов или организаций МЧС России.

В случае, если функции реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются нескольким территориальным органам, организациям МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.

9.6. При ликвидации территориального органа, организации МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче на постоянное хранение в архивы, источниками комплектования которых являлись территориальный орган, организация МЧС России. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.

9.7. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России включаются отдельным пунктом в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке.

9.8. При ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

26 ноября 2014 г.